Введение

Отчеты являются средством анализа информации основных объектов среды: справочников, оборотов и остатков балансовых счетов. Отражаемая в отчетах информация является актуальной на момент получения. В отчетах могут отображаться данные накопленные за текущий и за прошлые отчетные периоды. При работе с отчетами имеются следующие ВОЗМОЖНОСТИ:

• Получать аналитическую или синтетическую информацию;
• Получать информацию по любому набору аналитических признаков, определенных ранее для конкретного счета или справочника;
• Получать информацию с любой сортировкой и с любыми имеющими смысл промежуточными и основными итогами;
• Получать информацию по одной или нескольким единицам учета одновременно.

В рамках отчета, доступны следующие ДЕЙСТВИЯ:

• Просматривать отчет вертикальным и горизонтальным скроллингом с подведением итогов и подитогов по аналитическим объектам;
• Просматривать информацию или выводить на печать по одной или нескольким единицам учета одновременно;
• Изменять глубину детализации просматриваемой информации, тем самым изменяя масштаб шага просмотра фрагментов отчета;
• Производить быстрый поиск необходимых аналитических объектов с одновременной установкой глубины детализации информации;
• Получать развернутые итоги по аналитическому объекту;
• Выводить на печать или в файл любой набор фрагментов отчета, в том числе весь отчет;
• Изменять состав формы, и другие параметры настройки отчета.

В отчетах для работы с учетной и аналитической информацией используется специализированный экранный интерфейс - АНАЛИТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА. Эта экранная форма ориентирована на эффективный поиск и анализ информации непосредственно на экране. А также целенаправленный вывод на печать необходимых фрагментов отчета.

Формы отчетов

Балансы

Отчеты этой формы предназначены для получения СИНТЕТИЧЕСКОЙ информации, собранной в оборотах и остатках ВСЕХ балансовых счетов и представленной в виде значений определенного набора аналитических признаков. Сборка информации может производится по нескольким средам БОС одновременно. В этом случае предоставляется возможность получения КОНСОЛИДИРОВАННОГО баланса по нескольким фирмам (базам). Отчеты этой формы могут быть двух типов: полными (со всеми деталями) и краткими (только с итогами). Экранным интерфейсом отчета является аналитическая карточка.

Отличительной особенностью отчетов формы БАЛАНС является наличие предварительной подготовки информации. Подготовка занимает в зависимости от объема информации и мощности компьютера от 0.1 до 10 минут.

Наиболее характерным набором признаков в отчетах формы БАЛАНС является последовательность: "Фирма БОС", "Счет", "Субсчет", "Субсчет корреспондирующий". В этом случае будет произведена сборка информации по указанным признакам в оборотах и остатках каждого счета указанных фирм. Если в каком-либо счете встретится несколько проводок или записей остатков с ОДИНАКОВЫМИ значениями аналитических признаков из указанного набора, то информация в отчете будет представлена одной записью с ИТОГОВОЙ суммой.

Отчеты по счету

Отчеты этой формы предназначены для получения информации по оборотам и остаткам одного счета, представленной в виде значений произвольного набора его аналитических признаков и аналитики связанных с ним справочников. В зависимости от настройки отчета, данные могут отображаться по нескольким единицам учета: Сумме, Валюте, Количеству и т.д. Отчеты этой формы могут быть двух типов: полными (со всеми деталями) и краткими (только с итогами). Экранным интерфейсом отчета является аналитическая карточка.

Отчеты по справочнику

Отчеты этой формы предназначены для получения информации ОДНОГО справочника, представленной в виде значений произвольного набора его аналитических признаков и аналитики связанных с ним справочников. В зависимости от настройки отчета, данные могут отображаться по нескольким единицам учета. Отчеты этой формы могут быть двух типов: полными (со всеми деталями) и краткими (только с итогами). Экранным интерфейсом отчета является аналитическая карточка.

Табличные отчеты

Отчеты этой формы предназначены для получения информации по любому объекту среды БОС в виде штатной таблицы, настроенной определенным образом для удобного анализа информации. В таблице также заранее определяется необходимый состав полей, сортировка, подитоги и общие итоги. Заполнение и вывод таблицы на экран производится также как любой отчет или отдельным автоматическим процессом, в котором при его настройке и определяются предварительные запросы на экран и все тонкости сборки информации.

Журнал операций

Отчет этой формы предназначен для получения хронологической выборки проведенных операций за любой интервал текущего отчетного периода. Экранным интерфейсом журнала является штатная таблица БОС.

Информация отчета в таблице имеет фиксированный набор аналитических признаков, отражающих корреспонденцию и основные реквизиты проводок каждой операции. Для поиска информации в журнале и её печати используются штатные функции таблицы.

Отличительной особенностью отчета является наличие предварительной подготовки информации. Подготовка занимает в зависимости от объема информации, интервала выборки и мощности компьютера от 0.1 до 10 минут.

Сборные отчеты

Сборные отчеты предназначены для получения синтетической информации по множеству объектов среды БОС. Сборка информации производится автоматическим процессом в справочник, который потом анализируется "отчетом по справочнику" или "табличным отчетом".

В настройке процесса сборки определяются предварительные запросы на экран и все тонкости сборки информации. Возможна сборка сразу по нескольким средам БОС, в том числе неоднородным - имеющим разную структуру.

Типы отчетов

Для отчетов по счету и по справочнику определены два основных типа отражения информации: ПОЛНЫЙ и КРАТКИЙ.

ПОЛНЫЕ ОТЧЕТЫ отражают ВСЮ информацию, содержащуюся в оборотах балансовых счетов или справочниках. Т.е. в отчет выводятся все записи с учетом установленного фильтра плюс подитоги.

КРАТКИЕ ОТЧЕТЫ отражают только ИТОГОВУЮ информацию. Итоги подводятся по группам объектов учета (см.ниже). Т.е., когда в оборотах, остатках счета или в справочнике встречаются записи, значения некоторых аналитических признаков которых совпадают, они будут объединены в одну, а значения единиц учета суммированы в общие итоги.

Состав отчета

Для любых объектов среды БОС элементами хранения информации являются аналитические признаки. Отчет представляет собой набор аналитических признаков и их значения. Можно выделить три группы признаков: принадлежащие счету или справочнику отчета, принадлежащие "сторонним" справочникам, связанным с текущим, и специальные признаки.

Взаимосвязь "основных" и "сторонних" аналитических признаков точно такая же, как и в панелях ввода информации. Сторонние признаки служат для "расшифровки" и дополнения значений основных признаков с целью сделать отчет более информативным.

Специальные признаки используются в отчетах ПО СЧЕТАМ. Некоторые из них выполняют функцию отражения единиц учета. Они размещаются в системных областях отчета на экране и печати, а их обработка отличается от обычных аналитических признаков. Кроме того они автоматически добавляются в любой отчет при его создании, но могут быть отключены или изменены их реквизиты вывода в отчет.

Сортировка отчета

Информация любого отчета практически не имеет смысла, если она не будет должным образом отсортирована. Под сортировкой понимается подмножество аналитических признаков отчета, состав и порядок которых задает последовательность отображения данных.

Сортировка определяется при создании отчета в генераторе и не может быть изменена при работе отчета. Поэтому для одного объекта БОС - например балансового счета, целесообразно создавать несколько отчетов с разной сортировкой для соответствующих задач анализа или контроля информации.

Количество аналитических признаков в сортировке определяет и возможности по изменению детализации отчета (см.ниже) - т.е. более или менее глубокого погружения в информацию без использования средств фильтрации для выборки.

Объекты отчета

Любое УПОРЯДОЧЕННОЕ подмножество аналитических признаков отчета, входящих в сортировку, является ОБЪЕКТОМ ОБРАБОТКИ ОТЧЕТА. Термин "упорядоченное" означает, что порядок следования аналитических признаков в подмножествах должен совпадать с порядком следования в сортировке.

Если сортировка определена по набору аналитических признаков: "Тип материала", "Код материала", "Код склада", то определены следующие объекты обработки отчета:

• Тип материала;
• Тип материала, Код материала;
• Тип материала, Код материала, Код склада.

Но в то же время наборы признаков:

• Тип материала, Код склада;
• Код материала;
• Код склада, Тип материала;

не определяют объекты обработки отчета в силу того, что не соблюден порядок следования их в сортировке или допущены "разрывы".

Объект обработки отчета, аналитические признаки которого полностью совпадают с признаками сортировки, будем называть ЭЛЕМЕНТАРНЫМ ОБЪЕКТОМ. В приведенном выше примере таким объектом будет: Тип материала, Код материала, Код склада.

При условии наличия информации в объекте среды, каждый аналитический признак последнего имеет набор значений. Соответственно и объекты обработки отчета, как совокупности аналитических признаков, имеют множества значений. В силу того, что их последовательность в той или иной степени совпадает с сортировкой, информация в отчете будет подобрана ПО ЗНАЧЕНИЯМ ОБЪЕКТОВ ОБРАБОТКИ.

Информация в отчете, подобранная системой по конкретному ЗНАЧЕНИЮ какого-либо объекта обработки и представленная на экране и печати в стандартном виде (о котором речь пойдет ниже) будет называться АНАЛИТИЧЕСКОЙ КАРТОЧКОЙ. Последняя является основной структурной единицей аналитического отчета. Просмотр, поиск и печать информации, подведение итогов и другие действия производятся только в пределах аналитических карточек или групп карточек.

Детализация отчета

Работа одновременно со всей информацией, представленной в отчете, не имеет смысла. Детали и подитоги теряются или трудно поддаются сравнению. Требуется выделять небольшие фрагменты данных и производить их просмотр. Для получения более детальных итогов необходимо перейти от одного объекта обработки к другому, более мелкому. Налицо необходимость оперативно изменять, уменьшать или увеличивать ДЕТАЛИЗАЦИЮ ОТЧЕТА, охватывая тем самым большие или меньшие фрагменты информации.

Из определений объекта обработки отчета и аналитической карточки, а также из данных выше пояснений следует утверждение: переход к работе с объектом обработки содержащим, большее количество аналитических признаков приведет к большей детализации отчета. Т.е. в аналитических карточках по значениям нового объекта обработки будет в общем случае представлено меньшее количество информации (записей).

ИЗМЕНЕНИЕ ДЕТАЛИЗАЦИИ ОТЧЕТА - это переход к аналитическим карточкам объекта обработки отличного от текущего. Если новый объект содержит большее количество аналитических признаков чем первоначальный, то количество информации представленной в аналитических карточках в общем случае уменьшается и говорят об УВЕЛИЧЕНИИ ДЕТАЛИЗАЦИИ. В обратном случае, когда в новом объекте меньше аналитических признаков, объем информации в аналитических карточках увеличивается и говорят об УМЕНЬШЕНИИ ДЕТАЛИЗАЦИИ.

Количество аналитических признаков определяющих текущий объект обработки, в дальнейшем будем называть УРОВНЕМ ДЕТАЛИЗАЦИИ. Если объект обработки определяется одним признаком, например "Типом материала", то речь пойдет о первом уровне детализации. Если признака два, например "Тип материала", "Код материала", то соответственно будет употребляться термин "второй уровень детализации" и т.д.

Единицы учета

1.1. Единицы учета в отчетах по счетам

Единица учета - является специальным аналитическим признаком, значения которого являются суммовой, количественной или иной характеристикой хозяйственной операцией. Например, единицей учета может быть "Сумма", "Количество", "Валютная сумма" и т.д. Каждый счет может иметь одну или несколько единиц учета.

При работе с отчетами можно выбирать состав и порядок следования единиц учета для оптимизации вида отчета. По всем выбранным единицам учета подводятся подитоги и общие итоги карточки. Вывод информации по единицам учета различается в различных типах отчета.

ПОЛНЫЕ ОТЧЕТЫ НА ЭКРАНЕ - в этом случае можно просматривать информацию только по одной единице учета, а общие итоги карточки по всем выбранным единицам учета. Одновременный просмотр двух и более единиц учета не возможен. Но в любой момент можно переключиться на просмотр информации в другой единице учета. Такой подход связан с ограниченностью размеров экрана, на котором трудно воспринимать большие объемы информации.

ПОЛНЫЕ ОТЧЕТЫ НА ПЕЧАТИ - в этом случае информация отражается одновременно по всем выбранным единицам учета. Относительно большие размеры бумаги позволяют избежать отмеченные для экрана трудности и предоставить пользователю удобную форму отчета для просмотра и анализа всей информации.

КРАТКИЕ ОТЧЕТЫ НА ЭКРАНЕ и ПЕЧАТИ - в этом случае, поскольку структура кратких отчетов проще, чем у полных отчетов, вывод информации может производится по всем выбранным единицам учета одновременно.

1.2. Единицы учета в отчетах по справочникам

Под единицами учета в отчетах по справочникам понимается любое множество аналитических признаков числового типа, по которым требуется подведение итогов. Единицы учета определяются при создании отчета администратором.

При работе с отчетами можно выбирать состав и порядок следования единиц учета для оптимизации вида отчета. По всем выбранным единицам учета подводятся подитоги и общие итоги карточки. Единицы учета могут размещаться в любом месте отчета. Их количество не ограничено. Итоги на экране и печати подводятся одновременно по всем единицам учета.

Итоги отчета

Одной из основных функций отчетов является подведение различных итогов. К ним относятся: подитоги в "теле" карточки и общие итоги текущей карточки. По желанию пользователя можно подвести итоги по группе карточек. Так как объем информации представленной в карточке зависит от уровня детализации отчета, то при изменении последнего изменяются и подводимые общие итоги текущей карточки.

1.3. Итоги в отчетах по счетам

В отчетах по счетам можно получать итоги по всем единицам учета, используемым в отчете. Итоговые значения делятся на три категории: вступительное сальдо, итоговые обороты, текущие остатки.

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ САЛЬДО - это итоги, формирующиеся из информации, хранящейся в остатках счета. Итоговые значения получаются как результат суммирования вступительных остатков по единицам учета всех элементарных объектов обработки, видимых в текущей аналитической карточке.

ИТОГОВЫЕ ОБОРОТЫ - это итоги, формирующиеся из информации, хранящейся в ОБОРОТАХ счета. Итоговые значения получаются как результат суммирования дебетовых и кредитовых значений единиц учета всех элементарных объектов обработки, видимых в текущей аналитической карточке.

ТЕКУЩИЕ ОСТАТКИ - это итоги, которые физически в среде не хранятся. Они всегда рассчитываются при выполненни отчета по следующим формулам для различных типов счетов:

Активный счет - расчитываются дебетовые остатки:

Дб.ОСТАТОК = Дб.САЛЬДО + Дб.ОБОРОТ - Кр.ОБОРОТ

Пассивный счет - расчитываются кредитовые остатки:

Кр.ОСТАТОК = Кр.САЛЬДО + Кр.ОБОРОТ - Дб.ОБОРОТ

Активно-пассивный счет - расчитываются независимо и дебетовые и кредитовые остатки:

Дб.ОСТАТОК = Дб.САЛЬДО + Дб.ОБОРОТ

Кр.ОСТАТОК = Кр.САЛЬДО + Кр.ОБОРОТ

Дебетовый и кредитовый остатки по всей аналитической карточке определяются как сумма соответственно дебетовых и кредитовых остатков элементарных объектов обработки, видимых в текущей аналитической карточке.

1.4. Итоги в отчетах по справочникам

Более просты правила подведения итогов в отчетах по справочникам. Если в отчете есть аналитические признаки числового формата, отмеченные как единицы учета, система будет автоматически подводить по ним подитоги и итоги текущей аналитической карточки. Одновременно появляется возможность получать сводные итоги по группе карточек.

Если ни один аналитический признак не отмечен, как единица учета, то итоги подводиться не будут, но группировка аналитической информации по сортировке будет по-прежнему выполняться.

Получение балансов

При получении отчетов формы баланс используются следующие принципы:

• Структура отчета формы БАЛАНС определяет состав аналитических признаков по которым будет производится сборка информации в балансовых счетах;
• В случае наличия хотя бы части указанных признаков в оборотах или остатках того или иного счета, данные хранящиеся в них попадут в баланс;
• Записи с одинаковыми значениями признаков будут сведены в одну, значения их единиц учета - суммированы;
• Сборка информации может производится по нескольким средам БОС одновременно, что дает возможность получения консолидированного баланса по нескольким фирмам;
• Наиболее характерным набором признаков в отчетах формы БАЛАНС является последовательность: "Фирма БОС", "Счет", "Субсчет", "Субсчет корреспондирующий".

Синтетическая информация отчетов формы баланс хранится в специальном системном счете с номером 0, к которому пользователи системы не имеют доступа. Пример форм отчета полного и краткого баланса показаны соответственно на рис.8.1, 8.2.

Работа с аналитическими карточками балансов аналогична работе с карточками отчетов по счетам и излагается ниже в следующих главах.

1.5. Начало работы

Для начала работы необходимо войти в раздел ОТЧЕТЫ рабочего меню системы или в другие разделы меню, где организованы смысловые группы отчетов формы баланс. После входа в один из разделов на экране появится список доступных отчетов, имеющихся в среде БОС по данной группе. При ВЫБОРЕ одного из них инициируются стартовые запросы отчета и его выполнение. При ОТМЕНЕ ВЫБОРА происходит возврат в рабочее меню.

Группы отчетов могут быть организованы по основным формам, типам или более сложно - иерархически. Это зависит от сложности среды и общего количества отчетов. В любом случае администратор системы имеет возможность перекомпоновать отчеты между смысловыми группами или изменить сами группы.

Другой способ вызов отчета - через режим "F9.Сервис".панели ввода объекта БОС. Для этого необходимо, чтобы отчет был включен в панельную группу этого объекта администратором.

Выполнение отчета формы баланс начинается с подготовки информации, которая помещается в обороты и остатки нулевого счета. Дальнейшая работа с отчетом ничем не отличается от работы с полными или краткими отчетами по счетам.

1.6. Подготовка информации

Подготовка информации отчета начинается с запроса на ее выполнение. При выборе ответа [СБОРКА] начнется процесс сборки информации в оборотах и остатках балансовых счетов с отражением на экране процесса обработки записей.

При выборе ответа [ОТКАЗ] сборка информации производиться не будет. Этот ответ используется для работы с ранее собранной информацией в оборотах и остатках нулевого счета. В этом случае работа с отчетом начнется без предварительной подготовки информации.

Если отчет был настроен как консолидированный, то начале процесса сборки информации на экране появится список фирм БОС с возможностью выбора одной или нескольких из них. Произведенный выбор определит те среды БОС по которым будет собираться информация в общий баланс.

1.7. Выбор периода отчета

При работе с отчетами по счетам используются два типа периода обработки: ОТЧЕТНЫЙ (месяц, квартал, год) и ПРОИЗВОЛЬНЫЙ. Под произвольным периодом понимается любой временной отрезок в пределах текущего отчетного периода. Последний запрос перед сборкой информации касается выбора периода отчета.

При выборе ОТЧЕТНОГО ПЕРИОДА, никакой дополнительной обработки информации не происходит. Используется вся информация, хранящаяся в оборотах и остатках счетов.

При выборе ПРОИЗВОЛЬНОГО периода, система предлагает его конкретизировать прямым вводом дат, по перечню дат или списку месяцев. После чего производится пересчет вступительных остатков на начало указанного периода и в оборотах счета выделяются только те проводки, у которых значение аналитического признака "Дата проводки" попадает в указанный период. Подобная обработка информации производится для каждого балансового счета.

Балансы по произвольному периоду используются при больших отчетных периодах, установленных в системе, например квартал или год. В этом случае можно получать отчеты формы БАЛАНС за любой месяц/месяцы внутри отчетного периода.

Получение журнала операций

Для получения журнала операций необходимо войти в раздел "Настройка" главного меню системы и выбрать режим "Журнал операций". На экране появляется меню управления сборкой и просмотром журнала операций (Рис.8.3.). Для получения журнала необходимо установить даты начала и конца периода выборки, по умолчанию они совпадают с границами текущего отчетного периода.

Затем необходимо выполнить сборку информации. И после этого вызвать просмотр таблицы журнала. Если необходимо просмотреть журнал в предыдущем состоянии, сборку запускать не надо.