Введение

ОСТАТКИ счетов являются самостоятельными объектами среды БОС. Одному объекту ОБОРОТОВ счета ставится в соответствие один объект ОСТАТКОВ счета.

Ввод/корректировка информации ОСТАТКОВ является вспомогательным режимом работы. Ввод остатков производится по каждому балансовому счету на момент начала работы в среде БОС. В дальнейшем, полнота и целостность информации в остатках обеспечивает достоверность предоставляемых отчетов по счетам и правильность автоматического пересчета остатков в конце отчетного периода. Режим оснащен различными функциями для эффективного ввода и изменения данных, включая ВОЗМОЖНОСТИ:

• Вводить информацию в остатки балансовых счетов (в пределах прав доступа);
• Просматривать и изменять существующую информацию в остатках (в пределах прав доступа);
• Запускать автоматические процессы: операции и пакеты расчетов из списка пользователя;
• Запускать автоматические пакеты расчетов, подключенные к полям ввода панели;
• Получать и использовать информацию из справочников, связанных с полями ввода (в пределах прав доступа);
• Изменять информацию справочников, связанных с полями ввода панели остатков (в пределах прав доступа).

При вводе и изменении информации в остатках обеспечивается КОНТРОЛЬ:

• Правильности значений аналитических признаков по информации других справочников, если контроль установлен;
• Уникальности информации остатков, если такой контроль установлен. За редким исключением этот контроль всегда есть.

Структура остатков

1.1. Аналитический состав

На аналитический состав остатков накладываются определенные ограничения. Их аналитические признаки являются подмножеством из множества аналитических признаков оборотов соответствующих счетов. Это означает, что в остатках не могут присутствовать признаки, несуществующие в оборотах. Кроме этого каждой единице учета, используемой в оборотах счета, в остатках соответствует одна или две единицы учета. В последнем случае возникает возможность ведения развернутых остатков по активно пассивным счетам.

Для основной денежной единицы учета "Сумма (р)" всегда ведутся в остатках все счетов две единицы учета: "Дебет-Остаток (р)" и "Кредит-Остаток (р)". Для дополнительных единиц учета ("Количество", "Валюта" и т.д.) обычно вводят одну единицу учета и очень редко две, что существенно зависит от методологии учета и решаемых задач в данной среде БОС.

Все вышеизложенные варианты единиц учета настраиваются с помощью генератора среды и других инструментальных средств на этапе разработки. В оперативном режиме эти изменения не доступны. Но в отчетах можно из имеющих единиц учета выбрать, одну или несколько, необходимые для работы (См.часть "Отчеты").

1.2. Объекты учета остатков

Полный набор аналитических признаков в остатках счета за исключением специальных образует так называемый ЭЛЕМЕНТАРНЫЙ ОБЪЕКТ УЧЕТА. Иными словами, указанный набор признаков определяет минимальный объект, в рамках текущего счета, по которому система будет отслеживать остатки.

Различные ПОДМНОЖЕСТВА полного набора аналитических признаков за исключением специальных образуют СВОДНЫЕ ОБЪЕКТЫ УЧЕТА. По указанному типу объектов система также будет собирать остатки, но они будут итоговыми, состоящими из остатков по более мелким объектам. В обоих случаях порядок следования аналитических признаков в множествах НЕ ВАЖЕН.

Например, для счета 10, остатки которого содержат аналитические признаки "Субсчет", "Код склада", "Код ТМЦ", элементарный объект учета будет определяться этим же набором аналитических признаков. А сводные объекты будут представлять их же усеченные сочетания: "Субсчет+Код склада", "Субсчет+Код ТМЦ", "Код склада+Код ТМЦ" и т.д.

Функция имеющихся единиц учета заключается в ХРАНЕНИИ значений остатков по указанным объектам учета. Эта свойство используется в штатных отчетах БОС по счетам для подведения итогов и подитогов в аналитических карточках.

1.3. Остатки элементарных объектов учета

В начале работы со средой БОС в ОСТАТКИ каждого балансового счета необходимо загрузить информацию по имеющимся в наличии элементарным объектам учета на первую дату отчетного периода. Для различных счетов эти объекты и их количество различны.

В системе НЕ ДОПУСКАЕТСЯ наличие двух или более записей в остатках по одному элементарному объекту учета. Смысл подобного запрета объясняется следующим примером. Если уже известно, что на конкретном складе хранится некоторое количество материалов одного типа, то будет абсурдно учитывать эту информацию двумя записями.

После загрузки остатков элементарных объектов учета по всем счетам их корректность легко проверяется штатным отчетом типа КРАТКИЙ БАЛАНС, который должен дать равенство актива и пассива среды, т.е совпадение остатков активных и пассивных счетов.

1.4. Автоматическое изменение в остатках

В течение отчетного периода при проведении хозяйственных операций информация в остатках дополняется автоматически. Это происходит в случае, когда пользователь вводит оборотную информацию по НОВЫМ элементарным объектам учета одного из корреспондирующих счетов в режиме "Операции".

Если информация по тому или иному объекту учета уже хранится в остатках счета, то добавление оборотов по нему НЕ ПРИВОДИТ к каким-либо изменениям в остатках. Если вся информация по элементарным объектам учета удаляется из оборотов, то это также не приводит к каким-либо изменениям в остатках. Такие остатки, если они пустые, могут быть удалены с помощью режима "Диагностика информации", как лишние остатки.

Автоматическое УДАЛЕНИЕ записей в остатках происходит при смене отчетного периода. В этот момент по каждому элементарному объекту учета вычисляется итоговый остаток на конец периода по следующей формуле:

ИТОГ.ОСТАТОК = ДебетН - КредитН + ДебетО - КредитО

Если ИТОГ.ОСТАТОК по всем значимым (определяется в настройке) единицам учета равен нулю, то вся информация по данному объекту учета в остатках уничтожается. Смысл подобного удаления заключается в том, что нет надобности хранить информацию по объекту, по которому нет оборотов и ненулевых остатков. Если в следующем отчетном периоде по нему будет введена проводка, то записи в остатках появятся снова.

1.5. Ручное изменение в остатках

Как уже отмечалось, за исключением начального этапа работы со средой БОС, когда производится массовый ввод остатков по счетам, информация в остатках дополняется, изменяется и удаляется автоматически. Ручная корректировка остатков в течение отчетного периода одновременно с проведением хозяйственных операций возможна, но НЕ ЖЕЛАТЕЛЬНА. Рекомендуется отложить ее до начала следующего периода.

Если все-таки внесение изменений необходимо, например при наличии ошибок, допущенных в период первоначальной загрузки информации или при отладке новой методологии, то после завершения процесса корректировки рекомендуется запустить режим ДИАГНОСТИКИ информации. Этот режим поможет выявить и ликвидировать возможные логические и бухгалтерские ошибки, внесенные при корректировке.

Начало работы

Для начала работы необходимо войти в раздел ОСТАТКИ БАЛ.СЧЕТОВ меню "Настройка" системы. После входа в раздел на экране появится список доступных балансовых счетов, имеющихся в среде БОС. При выборе одного из них на экране появится панель остатков в режиме ВВОДА информации. Можно, используя разметку, выбрать сразу несколько объектов остатков.

При работе с остатками выбранного балансового счета в таблице просмотра могут быть доступны и другие балансовые счета, относящиеся к тому-же системному счету. Это имеет место если системный ключ "Фильтр по балансовым счетам" установлен в состояние "НЕТ" - рекомендуемое значение.

Установка этого ключа в состояние "ДА" имеет смысл при большом количестве остатков либо желании работать с ними раздельно в рамках одного системного счета. Но эта установка может существенно мешать и запутывать пользователя, если при корректировке остатков он будет менять субсчет (бал.счет) и эти остатки будут исчезать из видимости в таблице просмотра, поскольку они попадают по действие системного фильтра. Поэтому будьте внимательны при работе с этим ключом !

Форма ввода остатков

Основой экранного интерфейса формы ввода и корректировки остатков (см.рис.6.1.слева) является панель, отражающая одну запись остатков. В поля панели вводится информация по аналитическим признакам остатков бал.счета. Все остальные свойства и параметры работы панели остатков аналогичны панели справочника. Отличия заключаются только в следующем: не поддерживаются предметы и отсутствует контроль целостности при удалении и корректировки, поскольку остатки не связаны с другими нижестоящими объектами в среде БОС. Первым полем в панели всегда является "Субсчет". Оно служит для ввода номера балансового счета.

ОБЛАСТЬ АНАЛИТИКИ - расположена в правой части панели и служит для ввода/вывода значений аналитических признаков остатков. Слева находятся наименования аналитических признаков, справа - поля с их значениями. В дальнейшем изложении все поля со значениями аналитических признаков будут называться ПОЛЯ ПАНЕЛИ.

Поля ВВОДА панели могут быть пустые при добавлении новой записи, либо с данными, при корректировке записи. ИНФОРМАЦИОННЫЕ поля панели не подлежат изменению в отличие от полей ввода. В них отражаются значения аналитических признаков, которые физически хранятся не в текущем справочнике, а в связанных справочниках среды БОС. Цвет текста информационных полей выделяется синим цветом.

ИНДИКАТОР РЕЖИМА - расположен в верхнем правом углу формы и отражает два возможных режима работы: ВВОД новой или КОРРЕКТИРОВКА существующей информации.

Форма ввода остатков может изменять геометрию стандартными способами Windows-интерфейса, при этом панель автоматически сохраняет возможность вертикального и горизонтального скроллинга информации в области аналитики.

Ввод информации остатков

1.6. Введение

Ввод информации становится доступным сразу после вызова формы остатков на экран. Режим предназначен для последовательного ввода или корректировки значений аналитических признаков остатков балансового счета.

В процессе ввода пользователь может перемещаться сверху вниз и обратно в области аналитики, заполняя и изменяя информацию полей. К некоторым полям могут быть подключены справочники, по которым система контролирует правильность введенных значений и сообщает об ошибке в случае ее наличия. Пользователь может использовать информацию таких справочников для выбора возможных значений заполняемого аналитического признака. Информационные поля заполняются автоматически после ввода значений вышерасположенных аналитических признаков. На любом поле ввода могут вызываться различные функциональные режимы по обработке текущей информации среды БОС, а также автоматические расчеты и операции. После заполнения последнего поля области аналитики происходит переход на кнопку [ОК]. Если все поля заполнены правильно и нажата кнопка [ОК], производится запись информации по остаткам балансового счета в базу среды БОС.

Все режимы, вызываемые функциональными клавишами, кроме <F4>, а также управление навигацией в области аналитики аналогичны вводу информации справочника.

1.7. Навигация в области аналитики

При навигации доступны следующие клавиши:

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВВЕРХ производится клавишей <Стрелка вверх>, при этом происходит переход на предыдущее поле ввода. Все информационные поля, находящиеся между предыдущим и текущим полями, а также запрещенные для ввода поля игнорируются. В процессе движения вверх по панели с помощью клавиши <Стрелка вверх> все виды контроля со стороны системы не производятся

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВНИЗ производится клавишей <Стрелка вниз>, что эквивалентно нажатию клавиши <Enter>. Происходит переход на следующее поле ввода. Информационные поля находящиеся между текущим и следующим полем автоматически заполняются информацией. Запрещенные для ввода поля игнорируются. Если курсор находится на последнем поле области аналитики, нажатие клавиши <Стрелка вниз> приводит к переходу на кнопку [ОК].

В процессе движения вниз по панели все виды контроля со стороны системы работают в полном объеме.

ЛИСТАНИЕ ВВЕРХ производится клавишей <PageUp>, что эквивалентно многократному нажатию клавиши <Стрелка вверх>. Происходит переход на последнее поле предыдущей страницы области аналитики. На первой странице происходит переход на первое поле и листание прекращается.

ЛИСТАНИЕ ВНИЗ производится клавишей <PageDown>, что эквивалентно многократному нажатию клавиши <Стрелка вниз>. Происходит переход на первое поле следующей страницы области аналитики. На последней странице происходит переход на последнее поле и листание прекращается. Также как и при движении по клавише <стрелка вниз>, работают все виды контроля со стороны системы. Если будет обнаружена какая-либо ошибка, листание вниз прекратится, на экране появится соответствующее сообщение и текущим станет поле, на котором была обнаружена ошибка. После ввода правильного значения листание вниз может быть продолжено повторным нажатием клавиши <PageDown>.

ПЕРЕХОД НА НАЧАЛО производится клавишами <Ctrl+PageUp> или <Ctrl+Home>, при этом происходит переход на первое поле ввода. Все информационные поля, находящиеся между предыдущим и текущим полями, а также запрещенные для ввода поля игнорируются. В процессе перехода все виды контроля со стороны системы не производятся.

ПЕРЕХОД НА КОНЕЦ производится клавишами <Ctrl+PageDown> или <Ctrl+End>, при этом происходит переход на последнее поле ввода. При использовании клавиши <Ctrl+PageDown> работают все виды контроля со стороны системы. Если будет обнаружена какая-либо ошибка, листание вниз прекратится, на экране появится соответствующее сообщение и текущим станет поле, на котором была обнаружена ошибка. После ввода правильного значения листание вниз может быть продолжено повторным нажатием клавиши <Ctrl+PageDown>. При использовании клавиши <Ctrl+End> происходит быстрый переход без контроля и заполнения полей.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВЛЕВО/ВПРАВО производится клавишами <Ctrl+Стрелка влево> или <Ctrl+Стрелка вправо>, при этом происходит смещение внутренней части области аналитики так, что становится доступной невидимые до этого фрагменты длинных полей ввода.

Режим предназначен для последовательного ввода/корректировки значений аналитических признаков НОВОЙ записи остатков. Работа в данном режиме аналогична вводу/корректировки справочной информации (см.ч.2-3).

В процессе ввода пользователь может перемещаться сверху вниз и обратно в области аналитики, заполняя и изменяя информацию полей. К некоторым полям могут быть подключены справочники, по которым система контролирует правильность введенных значений и сообщает об ошибке в случае ее наличия. Пользователь может использовать информацию справочников для выбора возможных значений заполняемого аналитического признака. Информационные поля заполняются автоматически после ввода значений вышерасположенных аналитических признаков. На любом поле ввода могут вызываться различные функциональные режимы по обработке текущей информации среды БОС, а также автоматические расчеты и операции.

1.8. Клавиши управления

1.9. Просмотр остатков <F4>

Режим предназначен для просмотра записей остатков и выбора одной или нескольких для корректировки или удаления. Режим может быть вызван в любой момент из любого поля панели ввода.

При вызове режима на экране появляется форма таблицы остатков текущего счета (Рис.6.1.справа). При отсутствии записей (физически или из-за фильтра ) таблица будет пустой. Форма таблицы остается на экране до тех пор пока производится работа с остатками. Но может быть досрочно закрыта принудительно. А может быть настроена на автоматическое открытие при вызове остатков в режиме "Сервис" <F9>.

При ВЫБОРЕ из таблицы одной или нескольких записей (выбор группы) происходит автоматический переход в режим КОРРЕКТИРОВКА, при этом в форме панели ввода над командными кнопками вместо индикатора [ВВОД] загорается красный индикатор [КОРР.]. По окончании корректировки одной записи происходит возврат в режим ВВОДА или переход на корректировку следующей записи в выбранной группе.

При ВЫХОДЕ из таблицы происходит возврат в текущее поле ввода и перехода на следующее поле не произойдет.

Корректировка остатков

Корректировка информации может производиться только по существующим записям остатков, загруженным в форму панели ввода. От режима ввода корректировка остатков отличается только возможностью удаления.

Для корректировки информации необходимо выбрать одну или несколько записей в таблице просмотра и в промежуточном меню определить действие "Корректировка". Выбранные записи будут последовательно загружаться в панель. Другой способ загрузки информации на корректировку - контекстный. Он активизируется, если в режиме ввода на очередном заполненном поле система обнаруживает, что запись с таким сочетанием информации в базе есть. В этом случае выводится приглашение к загрузке этой записи в панель на корректировку.

При корректировке выбранных записей они последовательно загружаются в форму панели ввода для выполнения любых изменений в них. После сохранения изменений или отмены корректировки очередной выбранной записи предлагается переход к следующей или предыдущей в выбранной группе. Либо отмена дальнейшей корректировки по выбранной группе.

Для удаления информации необходимо выбрать одну или несколько записей в таблице просмотра и в промежуточном меню определить действие "Удаление". По выбранным записям будет запущен процесс удаления. Другой способ - удаление одной записи непосредственно в панели ввода с помощью режима "Удалить" <F5>.

При работе в локальной сети записи, загруженные в панель ввода блокируются и недоступны другим пользователям для корректировки или удаления. Освобождение записей производится поcле сохранения изменений, либо отмены режима корректировки остатков.

Функции контроля

Функции контроля при работе с остатками аналогичны работе со справочниками, но с небольшими отличиями.

ПРАВИЛЬНОСТЬ ЗНАЧЕНИЙ ПОЛЕЙ ВВОДА. По ряду полей ввода в панели может производиться проверка правильности вводимых значений по связанным с данными полями справочникам. Ввод несуществующих значений не допускается. Поскольку информация справочников доступна в любой момент для корректировки, пользователь может оперативно изменить ее и обойти запрет со стороны системы при вводе информации. Контроль правильности производится как при работе в поле ввода, так и при общем сохранении информации нажатием кнопки <ОК>. В последнем случае, если по ряду полей введена неправильная информация, то на экране появится список этих полей и их текущих значений. А процесс сохранения будет заблокирован.

УНИКАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ. Функция ВСЕГДА устанавливается для контроля на уникальность вводимых остатков. Выше указывалось, что значения полного набора аналитических признаков образуют очередной элементарный объект учета и не допускается хранение более одной записи в остатках счета по каждому из тих объектов. Это означает, что если в остатках уже имеются вводимые данные, то повторный ввод их запрещен.

Методика работы

Для того, чтобы процесс ввода/корректировки информации остатков был эффективен, рекомендуется следующее:

• Производите массовую загрузку информации в остатки счетов после ввода и выверки всей справочной информации.
• Стремитесь к максимально полному заполнению остатков каждого счета и стопроцентной достоверности информации. Большую помощь в этом могут оказать краткие отчеты по счетам, которые при отсутствии оборотов, дадут информацию только по остаткам.
• После начала проведения хозяйственных операций система полностью берет на себя ответственность за изменение остатков по счетам. Дополнение информации остатков возможно и не вызовет никаких проблем, но изменение имеющихся остатков и особенно их удаление НЕ ЖЕЛАТЕЛЬНЫ. Если этого избежать не удается, то поручите это пользователям с высокой квалификацией и по завершении работы выполните диагностику информации в остатках по измененным счетам.
• После смены отчетного периода, когда все обороты пересчитаны в остатки и ни одной хозяйственной операции еще не проведено, все ограничения на корректировку информации остатков СНИМАЮТСЯ. Этот момент времени является наиболее подходящим для любых изменений в остатках счетов или их выверки.