Введение

Полнота и целостность информации в справочниках является основой безошибочного выполнения хозяйственных операций и достоверности получаемых отчетов. Ввод справочной информации является одним из основных режимов работы в среде БОС. Он оснащен различными функциями для эффективного ввода и изменения справочных, учетных и прочих данных, включая следующие ВОЗМОЖНОСТИ:

• Вводить новую информацию в справочники системы (в пределах прав доступа);
• Просматривать и изменять существующую информацию (в пределах прав доступа);
• Запускать автоматические процессы: операции и пакеты расчетов из списка пользователя;
• Запускать автоматические пакеты расчетов, подключенные к полям панели ввода;
• Получать и использовать информацию из справочников, связанных с полями ввода (в пределах прав доступа);
• Изменять информацию справочников, связанных с полями ввода (в пределах прав доступа).

При вводе проводок обеспечивается КОНТРОЛЬ:

• Правильности значений аналитических признаков по информации других справочников, если контроль установлен;
• Уникальности и дублирования справочной информации, если такой контроль установлен;
• Правильности значений аналитических признаков по информации справочников, если такой контроль установлен;
• Целостности информации связанных объектов среды при изменении значений аналитических признаков текущего справочника. При нарушении целостности, автоматически выполняются действия по приведению информации связанных объектов в соответствие с измененными значениями аналитических признаков текущего справочника.

Типы справочников

В среде БОС определяются следующие основные типы справочников:

ОБЩИЕ - содержат справочную информацию общего (не документального) характера, используемую при работе со всеми объектами среды БОС, либо для самостоятельных целей. Например, к общим относятся следующие справочники: ДОГОВОРА, СОТРУДНИКИ, ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, МАТЕРИАЛЫ, МБП, СТАТЬИ ЗАТРАТ. Интерфейс и режимы работы с общими справочниками, являются базовыми для всех других типов справочников. Отличия, связанные с другими типами, будут оговариваться отдельно.

ДОКУМЕНТЫ - содержат справочную информацию документального характера, используемую при работе с документами внутренней или внешней отчетности. Например, к ним относятся следующие справочники: ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ, ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР, НАКЛАДНАЯ, СЧЕТ НА ОПЛАТУ, ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ. Справочники документов могут быть связаны с буферами печати соответствующих документов, если последние являются исходящими и имеют печатную форму. В этом случае при работе с таким справочником добавляется режим печати документов.

СЛУЖЕБНЫЕ - содержат информацию конфиденциального характера или строгие неизменяемые опции, регулирующие работу среды БОС. В большинстве случаев не доступны пользователям, имеющим низкий статус.

СИСТЕМНЫЕ - содержат информацию об объектах и процессах среды БОС. В большинстве случаев не доступны пользователям, имеющим статус ниже администратора. Работа с ними жестко контролируется системой и производится зачастую без применения унифицированных объектов интерфейса.

Начало работы

Для начала работы необходимо войти в раздел СПРАВОЧНИКИ рабочего меню системы или в другие разделы меню, где организованы смысловые группы справочников. После входа в один из разделов на экране появится список доступных справочников, имеющихся в среде БОС по данной группе. При выборе одного из них на экране появится панель справочника в режиме ВВОДА информации. Можно, используя разметку, выбрать сразу несколько справочников.

Группы справочников могут быть организованы по основным ТИПАМ (см. выше) или более сложно - иерархически. Это зависит от сложности среды и общего количества справочников. В любом случае администратор системы имеет возможность перекомпоновать справочники между смысловыми группами или изменить сами группы.

Контекстный вызов справочника

Этот режим вызова работы со справочником используется при работе в панелях ввода информации любого объекта БОС. Вызов режима производится клавишей <F3> на одном из полей панели ввода. При вызове на экране появляется панель справочника, связанного с данным полем, в режиме ВВОДА информации. Никакого выбора из списка справочников в этом случае не производится.

Такой вызов справочника возможен в режимах: ВВОД ОПЕРАЦИЙ, КОРРЕКТИРОВКА ОБОРОТОВ, СПРАВОЧНИКИ, ОСТАТКИ ПО СЧЕТАМ. Фактически в любом месте, где присутствует панель ввода какого-либо объекта среды БОС.

Форма ввода справочника

Основой экранного интерфейса формы ввода и корректировки справочной информации (см.Рис.5.1.слева) является панель, отражающая одну запись справочника. В поля панели вводится информация по аналитическим признакам справочника. Панель может вперемежку с полями иметь одну или несколько дополнительных кнопок (помимо штатных для всей формы) для входа в предметы (документов) или вызова каких-либо процессов обработки информации.

ОБЛАСТЬ АНАЛИТИКИ - расположена в правой части панели и служит для ввода/вывода значений аналитических признаков справочника. Слева находятся наименования аналитических признаков, справа - поля с их значениями. В дальнейшем изложении все поля со значениями аналитических признаков будут называться ПОЛЯ ПАНЕЛИ.

Поля ВВОДА панели могут быть пустые при добавлении новой записи, либо с данными, при корректировке записи. ИНФОРМАЦИОННЫЕ поля панели не подлежат изменению в отличие от полей ввода. В них отражаются значения аналитических признаков, которые физически хранятся не в текущем справочнике, а в связанных справочниках среды БОС. Цвет текста информационных полей выделяется синим цветом.

ИНДИКАТОР РЕЖИМА - расположен в верхнем правом углу формы и отражает два возможных режима работы: ВВОД новой или КОРРЕКТИРОВКА сущестующей информации.

Форма ввода справочника может изменять геометрию стандартными способами Win-интерфейса, при этом панель автоматически сохраняет возможность вертикального и горизонтального скроллинга информации в области аналитики.

1. Ввод информации справочника

1.1. Введение

Ввод информации становится доступным сразу после вызова формы справочника на экран. Режим предназначен для последовательного ввода или корректировки значений аналитических признаков справочника и связанных с ним предметов.

В процессе ввода пользователь может перемещаться сверху вниз и обратно в области аналитики, заполняя и изменяя информацию полей. К некоторым полям могут быть подключены справочники, по которым система контролирует правильность введенных значений и сообщает об ошибке в случае ее наличия. Пользователь может использовать информацию таких справочников для выбора возможных значений заполняемого аналитического признака. Информационные поля заполняются автоматически после ввода значений вышерасположенных аналитических признаков. На любом поле ввода могут вызываться различные функциональные режимы по обработке текущей информации среды БОС, а также автоматические расчеты и операции. После заполнения последнего поля области аналитики происходит переход на кнопку [ОК]. Если все поля заполнены правильно и нажата кнопка [ОК], производится запись справочной информации в базу среды БОС.

1.2. Навигация в области аналитики

При навигации доступны следующие клавиши:

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВВЕРХ производится клавишей <Стрелка вверх>, при этом происходит переход на предыдущее поле ввода. Все информационные поля, находящиеся между предыдущим и текущим полями, а также запрещенные для ввода поля игнорируются. В процессе движения вверх по панели с помощью клавиши <Стрелка вверх> все виды контроля со стороны системы не производятся

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВНИЗ производится клавишей <Стрелка вниз>, что эквивалентно нажатию клавиши <Enter>. Происходит переход на следующее поле ввода. Информационные поля находящиеся между текущим и следующим полем автоматически заполняются информацией. Запрещенные для ввода поля игнорируются. Если курсор находится на последнем поле области аналитики, нажатие клавиши <Стрелка вниз> приводит к переходу на кнопку [ОК].

В процессе движения вниз по панели все виды контроля со стороны системы работают в полном объеме.

ЛИСТАНИЕ ВВЕРХ производится клавишей <PageUp>, что эквивалентно многократному нажатию клавиши <Стрелка вверх>. Происходит переход на последнее поле предыдущей страницы области аналитики. На первой странице происходит переход на первое поле и листание прекращается.

ЛИСТАНИЕ ВНИЗ производится клавишей <PageDown>, что эквивалентно многократному нажатию клавиши <Стрелка вниз>. Происходит переход на первое поле следующей страницы области аналитики. На последней странице происходит переход на последнее поле и листание прекращается. Также как и при движении по клавише <стрелка вниз>, работают все виды контроля со стороны системы. Если будет обнаружена какая-либо ошибка, листание вниз прекратится, на экране появится соответствующее сообщение и текущим станет поле, на котором была обнаружена ошибка. После ввода правильного значения листание вниз может быть продолжено повторным нажатием клавиши <PageDown>.

ПЕРЕХОД НА НАЧАЛО производится клавишами <Ctrl+PageUp> или <Ctrl+Home>, при этом происходит переход на первое поле ввода. Все информационные поля, находящиеся между предыдущим и текущим полями, а также запрещенные для ввода поля игнорируются. В процессе перехода все виды контроля со стороны системы не производятся.

ПЕРЕХОД НА КОНЕЦ производится клавишами <Ctrl+PageDown> или <Ctrl+End>, при этом происходит переход на последнее поле ввода. При использовании клавиши <Ctrl+PageDown> работают все виды контроля со стороны системы. Если будет обнаружена какая-либо ошибка, листание вниз прекратится, на экране появится соответствующее сообщение и текущим станет поле, на котором была обнаружена ошибка. После ввода правильного значения листание вниз может быть продолжено повторным нажатием клавиши <Ctrl+PageDown>. При использовании клавиши <Ctrl+End> происходит быстрый переход без контроля и заполнения полей.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВЛЕВО/ВПРАВО производится клавишами <Ctrl+Стрелка влево> или <Ctrl+Стрелка вправо>, при этом происходит смещение внутренней части области аналитики так, что становится доступной невидимые до этого фрагменты длинных полей ввода.

1.3. Режим "Справка" <F2>

Режим предназначен для выбора возможного значения аналитического признака в справочнике, связанном с текущим полем ввода, или с целью просмотра данного справочника.

При вызове режима на экране появляется таблица соответствующего справочника в модальном режиме (т.е. другие окна не доступны). Таблица размещается на экране справа от формы ввода по умолчанию (Рис.5.2.).

При ВЫБОРЕ из справочника необходимого значения аналитического признака происходит возврат в текущую панель с автоматическим заполнением поля ввода и переходом на следующее. Одновременно выводятся значения информационных полей, имеющих отношение к только что заполненному. В ряде случаев, одновременно с заполнением текущего поля ввода произойдет заполнение ряда других нижерасположенных полей. Подобная ситуация возможна в тех случаях, когда в панели счета находится несколько полей, получающих свои значения из только что использованного справочника.

При ОТМЕНЕ ВЫБОРА из справочника происходит возврат в текущее поле ввода без его изменения и перехода на следующее поле НЕ произойдет.

1.4. Режим "Изменение справочника" <F3>

Режим предназначен для добавления или изменения информации в справочнике, связанном с текущим полем ввода.

При вызове режима на экране появляется панель ввода соответствующего справочника (Рис.5.3.). Пользователю предоставляется возможность произвести любые действия с информацией справочника: добавление, изменение, удаление.

Если в процессе работы со справочником производились какие-либо действия с информацией последнего, то при возврате в панели проводки произойдет автоматическое копирование значений из последней обработанной записи справочника в соответствующие поля ввода панели, включая текущее. Однако, в отличие от режима "Справка" , перехода на следующее поле ввода НЕ произойдет. Другими словами, вышеуказанное копирование информации носит "рекомендательный" характер и требует дальнейшего подтверждения.

2. Режим "Просмотр" <F4>

Режим предназначен для просмотра записей справочника и выбора одной или нескольких для корректировки или удаления. Режим может быть вызван в любой момент из любого поля панели ввода.

При вызове режима на экране появляется форма таблицы текущего справочника (Рис.5.1.справа). При отсутствии записей (физически или из-за фильтра ) таблица будет пустой. Форма таблицы остается на экране до тех пор пока производится работа со справочником. Но может быть досрочно закрыта принудительно. А может быть настроена на автоматическое открытие при вызове справочника (См. режим "Сервис").

При ВЫБОРЕ из таблицы одной или нескольких записей (выбор группы) происходит автоматический переход в режим КОРРЕКТИРОВКА, при этом в форме панели ввода над командными кнопками вместо индикатора [ВВОД] загорается красный индикатор [КОРР.]. По окончании корректировки одной записи происходит возврат в режим ВВОДА или переход на корректировку следующей записи в выбранной группе.

При ВЫХОДЕ из таблицы происходит возврат в текущее поле ввода и перехода на следующее поле не произойдет.

3. Режим "Очистить / Удалить" <F5>

Режим предназначен для ОЧИСТКИ полей текущей панели при ВВОДЕ информации и для УДАЛЕНИЯ текущей записи, загруженной в панель при КОРРЕКТИРОВКИ информации. Режим может быть вызван в любой момент из любого поля панели ввода.

При вызове очистки значения всех полей в текущей панели сбрасываются в пустое значение, в зависимости от типа данных (0, пустая дата, пустая строка).

При вызове удаления текущей записи появляется запрос на подтверждение данного действия. Если пользователь дает согласие, запускается механизм удаления записи с контролем целостности информации по всем связанным объектам среды БОС. Производится условное удаление всех необходимых записей в базе. После успешного удаления на экране появляется запрос завершения удаления. На этом запросе возможно: завершить удаление, просмотреть удаленные записи и восстановить удаленные записи. При выборе завершения удаления - записи удаляются окончательно без возможности их восстановления.

4. Режим "Печать" <F7>

Режим предназначен для печати документов, закрепленных за текущим справочником. Обычно - это справочник какого-либо учетного документа, по информации которого необходимо подготавливать один или несколько печатных документов.

При вызове режима появляется список печатных документов (если один - то без списка). После выбора из списка (или без него) происходит переход в буфер печати документа, в котором либо уже находятся подготовленные автоматикой документы, либо производится вручную их подготовка. Из буфера печати производится вывод на печать документов по одному или нескольким шаблонам печати в различных направлениях: принтер, просмотр, файл (См. "Буфер печати документов").

Режим доступен только при работе со справочниками ДОКУМЕНТОВ. Если справочник не подключен не к одному буферу документов, то выводится соответствующее сообщение. Скорее всего, в этом случае справочник хранит информацию по входящим документам и их печать не нужна.

5. Режим "Сброс" <F8>

Режим предназначен для сброса значения текущего поля в "нулевое" состояние. Для числовых полей - 0, для символьных полей - пустая строка, для полей дат - пустая дата. Режим удобен при работе с длинными символьными полями, в остальных случаях можно просто изменить предыдущее значение.

Пустая дата БОС

В отношении полей дат вызов режима устанавливает сперва значение ПУСТОЙ даты БОС -"11/11/1111", затем при повторении значение НУЛЕВОЙ даты - "__ /__/__". И так далее при повторных вызовах.

Если поле имеет значение НУЛЕВОЙ даты, то при прохождении через него система автоматически устанавливает его значение, равной текущей дате сеанса работы.

Если поле имеет значение ПУСТОЙ даты БОС, то при прохождении через него система оставляет его без изменений. Это удобно, когда необходимо заполнить некоторую дату позже, когда она станет известной, и в то же время легко найти незаполненные даты в большом массиве информации. Поэтому при вводе информации те поля дат, которые пока неизвестны лучше всего сразу сбрасывать в состояние ПУСТОЙ даты БОС - "11/11/1111".

6. Режим "Сервис" <F9>

Режим предназначен для выполнения автоматических процессов (операций и пакетов), связанных с обслуживанием информации текущего справочника, а также запуска отчетов, прямо или косвенно имеющих отношение к работе с данным справочником (документом). Дополнительной функцией режима является настройка параметров работы панельной формы справочника.

Панельная группа (набор) процессов и отчетов определяется администратором при настройки среды БОС и обеспечивает полное функциональное окружение пользователя в контексте работы с текущей панелью ввода. Если панельная группа процессов и отчетов для данного счета не определена, то доступ к ним не возможен. Но в режиме настройки сервиса можно принудительно сделать доступными ВСЕ процессы и отчеты в пределах общих прав доступа к ним.

При вызове режима на экране появляется форма сервиса текущего справочника (Рис.5.4.), которая будет, как помощник, присутствовать на экране вместе с другими формами , пока ее не закроют. В заголовке формы сервиса выводится имя справочника, к которому она относится.

ПРОЦЕССЫ - режим предназначен для запуска доступных в данном сервисе всех операций и пакетов. При вызове на экране появляется список процессов для запуска одного из них. При выполнении операции или пакеты могут сопровождаться протоколом для более наглядной индикации выполнения обработки данных (Подробней см. часть "Автоматика"). После завершения процесса производится возврат в форму сервиса для продолжения работы в ней. Можно перейти в другую форму, оставив сервис открытым.

ОПЕРАЦИИ - режим предназначен для запуска доступных в данном сервисе операций. Режим доступен при установленном флажке "Операции". Аналогичен режиму "Процессы", но из все процессов в списке показываются только операции.

ПАКЕТЫ - режим предназначен для запуска доступных в данном сервисе пакетов. Режим доступен при установленном флажке "Пакеты". Аналогичен режиму "Процессы", но из все процессов в списке показываются только операции.

ОТЧЕТЫ - режим предназначен для запуска доступных в данном сервисе отчетов. При вызове на экране появляется список отчетов для запуска одного или нескольких из них. Формы отчетов будут присутствовать на экране вместе с другими формами , пока их не закроют. Отчеты можно периодически обновлять для актуализации в них информации. Их дальнейшее присутствие на экране не связано с наличием формы сервиса (Подробней см. часть "Отчеты").

НАСТРОЙКА - режим предназначен для настройка параметров работы панельной формы справочника. При вызове на экране появляется меню с параметрами настройки (Рис.5.5). Активизация новых параметров происходит после возврата из меню в форму справочника, а для некоторых параметров необходимо повторно открыть справочник.

СОХРАНЕНИЕ ВИДА ОКНА - определяется надо ли сохранять размеры и положение на экране формы панели после закрытия справочника (ДА/НЕТ). Параметр позволяет восстанавливать размеры и положение формы справочника при открытии. Значение параметра ДА очень удобно при работе с часто используемым набором справочников и документов, когда важен контекст расположения окон на экране.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ СВОИХ ОКОН - определяется надо ли перемещать по экрану вместе с формой панели ввода её дочерние окна - формы таблицы просмотра и формы предметов, если они есть (ДА/НЕТ). Значение параметра ДА позволяет поддерживать единым целым все формы справочника и сделать более удобной работу с ним.

ВИДИМОСТЬ СВОИХ ОКОН - определяется как будут появляться на переднем плане экрана уже открытые дочерние окна формы панели ввода при активации последней (ВСЕ/ПО ВЫЗОВУ). ВСЕ - дочерние окна становятся видимыми сразу все на переднем плане. ПО ВЫЗОВУ - дочерние окна становятся видимыми по мере вызова их на передний план. Значение параметра ВСЕ позволяет поддерживать единым целым все формы справочника и сделать более удобной работу с ним.

ОТКРЫТИЕ СВОИХ ОКОН - определяется как будут открываться на экране дочерние окна формы панели ввода при открытии последней (СРАЗУ/ПО ВЫЗОВУ). СРАЗУ - дочерние окна открываются сразу все. ПО ВЫБОРУ - дочерние окна открываются по мере их вызова соответствующими режимами. Значение параметра СРАЗУ позволяет поддерживать единым целым все формы справочника и сделать более удобной работу с ним.

ДОСТУПНЫЕ ПРОЦЕССЫ - определяется видимость процессов при вызове их из панельного сервиса справочника (ВСЕ/ПАНЕЛЬНАЯ ГРУППА). ВСЕ - видны все имеющиеся в среде БОС процессы обработки информации. ПАНЕЛЬНА ГРУППА - видны только процессы, относящиеся к панельной группе данного справочника. Изменение параметра доступно только администратору. Значение параметра ВСЕ используется временно при общей отладки среды БОС.

ДОСТУПНЫЕ ОТЧЕТЫ - определяется видимость отчетов при вызове их из панельного сервиса справочника (ВСЕ/ПАНЕЛЬНАЯ ГРУППА). ВСЕ - видны все имеющиеся в среде БОС отчеты. ПАНЕЛЬНА ГРУППА - видны только отчеты, относящиеся к панельной группе данного справочника. Изменение параметра доступно только администратору. Значение параметра ВСЕ используется временно при общей отладки среды БОС.

НАБОР КЛЮЧЕЙ НАСТРОЙКИ - определяется как будет использоваться набор настройки при совместной работе пользователей в сети (ОБЩИЙ/СТАНЦИЯ). ОБЩИЙ - используется общий набор настройки, т.е. одинаковый для всех пользователей БОС в сети. СТАНЦИЯ - используется индивидуальный набор настройки для каждой станции (компьютера) сети. Значение параметра СТАНЦИЯ позволяет поддерживать свой контекст работы с формой справочника независимо от других станций, пользователи которых могут иметь свой взгляд на удобство настройки данного справочника.

7. Режим "Сохранение" <ОК>

Режим предназначен для запуска процесса сохранения текущей информации панели ввода справочника в базе данных.

Перед сохранением выполняется ШТАТНЫЙ контроль правильности информации в полях ввода, связанных с другими справочниками. Кроме этого могут активироваться автоматические процессы до и после сохранения, если они созданы и закреплены администратором за кнопкой <ОК> данной формы. Назначением этих процессов может быть ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ контроль сохраняемой информации в контексте методики учета или постобработка уже сохраненной информации.

При сохранении может активироваться контроль ЦЕЛОСТНОСТИ информации среды БОС, если были изменения ключевых полей при корректировки записи. А при наличии связанных с данным справочником предметов в них добавляются или изменяются записи.

8. Корректировка информации

Корректировка информации может производиться только по существующим записям справочника, загруженным в форму панели ввода. От режима ввода корректировка отличается только возможностью удаления и наличием контроля целостности.

Для корректировки информации необходимо выбрать одну или несколько записей в таблице просмотра и в промежуточном меню определить действие "Корректировка". Выбранные записи будут последовательно загружаться в панель. Другой способ загрузки информации на корректировку - контекстный. Он активизируется, если в режиме ввода на очередном заполненном поле система обнаруживает, что запись с таким сочетанием информации в базе есть. В этом случае выводится приглашение к загрузке этой записи в панель на корректировку.

При корректировке выбранных записей они последовательно загружаются в форму панели ввода для выполнения любых изменений в них. После сохранения изменений или отмены корректировки очередной выбранной записи предлагается переход к следующей или предыдущей в выбранной группе. Либо отмена дальнейшей корректировки по выбранной группе. При сохранении измененной записи запускается процесс контроля целостности, который может изменить должным образом информацию в других подчиненных справочниках.

Для удаления информации необходимо выбрать одну или несколько записей в таблице просмотра и в промежуточном меню определить действие "Удаление". По выбранным записям будет запущен процесс удаления с контролем целостности, который может удалить должным образом информацию в других подчиненных справочниках. Для администраторов такой контроль может быть отменен. Другой способ - удаление одной записи непосредственно в панели ввода с помощью режима "Удалить" <F5>.

При работе в локальной сети записи, загруженные в панель ввода блокируются и недоступны другим пользователям для корректировки или удаления. Освобождение записей производится после сохранения изменений, либо отмены режима корректировки информации.

9. Предметы документов

Предметы документов - это подмножество записей других (скрытых) справочников, связанных с текущим по принципу один ко многим. Имеется ввиду - одна запись текущего справочника (как правило документ) и много записей в справочнике-предмете. Например: предмет накладной отпуска, предмет акта списания, предмет товарно-транспортной накладной и т.д.

Работа с информацией предметов: добавление, удаление и корректировка, ведется из головного справочника с применением различных сценариев автоматики. Сам предмет представляется на экране только в виде таблицы БОС, в которой показываются записи, относящиеся к текущему номеру документа (Рис.5.7).

Один справочник (документ) может иметь один и более предметов. Это зависит от методологии учета и прочих потребностей обработки первичной информации в данной среде БОС. Например, накладная прихода может иметь: предмет ОС, предмет ТМЦ, предмет УСЛУГ. В этом случае каждый из предметов будет организован по структуре максимально удобным способом для данной категории ценностей. Соответственно и выполнение проводок по каждому из предметов будет адекватно аналитике балансовых счетов (01, 10, 44). Кроме того в одном документе прихода можно оформить разнородные ценности, полученные от одного ЮрЛица.

Вход (активизация) предмета производится кнопками, расположенными между полями панели ввода справочника. Если предмет уже открыт, можно просто перейти в его окно. Для изменения информации в предмете необходимо выбрать одну или несколько записей и нажать клавишу <Enter> или мышью кнопку [OK]. Далее активируется сценарий автоматики по различным действиям над записями предмета, в ходе которого пользователь под жестким контролем вводит данные или реагирует на запросы и предупреждения. Поскольку на экране БОС одновременно присутствуют все дочерние формы справочника, включая предметы, можно работать и наблюдать одновременно всю информацию по документу. Необходимо только подобрать максимально удобные пропорции размеров и положения всех форм, которые могут сохраняться системой для каждого справочника и станции.

10. Поддержание целостности информации

Важнейшей функцией корректировки справочной информации является АВТОМАТИЧЕСКОЕ поддержание целостности информации среды. Иными словами, если имеются объекты: справочники, обороты или остатки счетов, связанные с текущим справочником и расположенные по иерархии связей НИЖЕ его, то при внесении изменений в записи последнего по всему перечисленному множеству объектов производятся проверки на предмет изменения соответствующих значений аналитических признаков, связанных с измененными признаками текущего справочника.

Процесс поддержания целостности информации среды имеет некоторые особенности для пользователей со статусом администратора. Если для остальных он запускается автоматически, то для последних предварительно на экране появляется запрос на проверку. Появление запроса продиктовано тем, что проверка множества объектов среды с последовательным просмотром всех записей достаточно длительный процесс. При больших объемах информации (десятки тысяч записей в одной базе данных) он может длиться до нескольких минут. Поэтому если администратор, хорошо представляя взаимосвязи объектов среды считает, что ничего не изменится, то он может отказаться от процесса проверки информации, тем самым сэкономив время. Однако в этом случае ответственность за целостность информации целиком ложится на администратора.

После завершения процесса контроля целостности на экране появляется запрос на ЗАВЕРШЕНИЕ изменений/удалений. При этом можно просмотреть затронутые этим контролем записи, а в случае удалений выполнить при желании и восстановление удаленных записей.

11. Функции ввода дополнительные

11.1. Заполнение полей ввода

При работе в панели справочника возможно автоматическое заполнение полей ввода в следующих случаях:

• При выборе записи в таблице справочника связанного с текущим полем панели. Это возможно при вызове режимов "Справочник" <F2> или "Изменение справочника" <F3>. Причем в этом случае могут заполняться не только связанные поля, но и другие одноименные, если это не запрещено при настройке панели администратором.
• При нажатии клавиши <PageDown> или <Ctrl+PageDown> в случае, если ранее была введена хотя бы одна запись по текущему справочнику. Поля ввода заполнятся значениями соответствующих полей ввода предыдущей записи. Эта возможность используется, если значения большего количества полей заполняемой записи совпадают со значениями предыдущей записи.
• При выполнении автоматических пакетов, которые могут заполнять или изменять поля ввода панели. Эта информация может быть результатом каких-либо сложных расчетов, или результатом поиска в соответствующих справочниках. Настройка алгоритма пакетов - тоже прерогатива администратора (См.часть "Автоматика").

11.2. Заполнение информационных полей

Для полного представления в панелях ввода информации привлекается дополнительные аналитические признаки из связанных справочников. Эти признаки отражаются в ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОЛЯХ, значения которых появляются в панели автоматически при условии заполнения пользователем всех вышерасположенных полей ввода.

Значения информационных полей в панели ввода изменить нельзя. Однако, если будет произведено изменение в справочнике, из которого данное значение бралось, то при возврате в панель ввода информационные поля могут измениться.

Если информационные поля остаются ПУСТЫМИ при условии заполненности всех вышерасположенных аналитических признаков, это означает, что в соответствующем справочнике отсутствует информация, конкретизирующая введенные значения. Иными словами, в справочнике есть код аналитического признака, но нет информации, характеризующей данный код.

ЗАМЕЧАНИЕ: Не надо путать информационные поля (синий текст) с ЗАКРЫТЫМИ полями ввода (черный текст). Последние могут заполняться автоматикой, поэтому не доступны для изменения вручную, чтобы не внести ошибку. В другом случае поля ввода закрываются сценарием автоматики, как не имеющие смысла в контексте других основных полей.

12. Функции контроля

ПРАВИЛЬНОСТЬ ЗНАЧЕНИЙ ПОЛЕЙ ВВОДА. По ряду полей ввода в панели может производиться проверка правильности вводимых значений по связанным с данными полями справочникам. Ввод несуществующих значений не допускается. Поскольку информация справочников доступна в любой момент для корректировки, пользователь может оперативно изменить ее и обойти запрет со стороны системы при вводе информации. Контроль правильности производится как при работе в поле ввода, так и при общем сохранении информации нажатием кнопки <ОК>. В последнем случае, если по ряду полей введена неправильная информация, то на экране появится список этих полей и их текущих значений. А процесс сохранения будет заблокирован.

УНИКАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ. По одному или нескольким полям ввода панели может быть установлен контроль на уникальность их значений. Это означает, что если в справочнике уже имеются вводимые данные, то повторный ввод их запрещен.

ДУБЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ. По одному или нескольким полям ввода панели может быть установлен контроль на дублирование их значений. Это означает, что если в справочнике уже имеются вводимые данные, то вместо запрета производится мягкое предупреждение об их наличии.

13. Методика работы

Для того, чтобы процесс ввода/корректировки справочной информации был эффективен и занимал меньше времени, рекомендуется следующее:

• При массовой загрузке информации в справочники используйте для работы раздел "Справочники" рабочего меню среды БОС.
• В случае единовременных потребностей по изменению информации справочников, используйте для работы вызов справочника непосредственно из панели ввода текущего объекта среды БОС.
• При первоначальной загрузке справочников необходимо начинать с самых "верхних", стоящих во главе иерархической "пирамиды". Необходимо постараться заполнить ВСЕ "верхние" справочники из обрабатываемой цепочки. Далее можно приступить к заполнению справочников более нижнего уровня. И так далее до последнего этапа: загрузки остатков по счетам.
• Необходимо добиться 100% достоверности данных в справочниках до момента начала проведения хозяйственных операций. Если этого не сделать, то дальнейшие массовые изменения информации при большом количестве введенных оборотов вызовут лавину долгих автоматических проверок со стороны системы, что может "выбить" из работы многих пользователей.
• В случае корректировки или удаления большого количества записей в справочнике рекомендуется использовать возможности системы по групповой обработке информации. Для этого необходимо в таблице справочника (режим "Просмотр" <F4>) выбрать группу необходимых записей и указать вариант их обработки: корректировка или удаление. В этом случае не придется переключать внимание на поиск очередной записи и можно всецело сосредоточиться на процессе внесения изменений.
• Обычно при корректировке записей изменяются значения небольшого количества полей. Поэтому рекомендуется для быстрого заполнения и перемещения в области аналитики чаще пользоваться клавишами <PageUp> и <PageDown>.