1. Введение

Под отчетным периодом понимается интервал времени, в течение которого накапливаются и хранятся обороты по всем балансовым счетам. В конце периода производится их пересчет в итоговое сальдо на начало следующего периода и обнуление оборотов. Тем самым обеспечивается естественное самоограничение объемов учетной информации на балансовых счетах. В системе предусмотрено несколько рядов дискретности отчетного периода: день, месяц, квартал, год. Выбрав одну из них, можно в дальнейшем автоматически получать следующий период из выбранного ряда после успешного завершения пересчета оборотов текущего периода.

Все параметры отчетного периода хранятся в специальном файле TIME.dbf, которая размещается в каталоге базы BASExxx (Системное имя каталога DBASE). Этот файл называется протоколом отчетного периода.

Режим "Отчетный период" предназначен для установки, смены отчетного периода, а также для переноса остатков и документов в случае одновременной работы с несколькими периодами.

2. Форма управления периодом

Для работы с отчетным периодом необходимо войти в раздел СРЕДА главного меню и выбрать режим "Отчетный период". На экране появится форма управления периодом (Рис.15.1).

Форма состоит из нескольких блоков и управляющих кнопок. Прежде чем выполнить какие-то действия, советуем очень внимательно проверить текущие установленные опции.

ДИСКРЕТНОСТЬ - блок служит для установки требуемой дискретности отчетного периода и выбора текущего отчетного периода в рамках. данной дискретности. Дискретность и период рекомендуется менять в начале нового периода после завершения предыдущего, когда еще нет новых оборотов. В противном случае возможны логические ошибки при обработке оборотной информации.

При дискретности "Год" и установке флажка "Не ограничен" период будет расширен до 99 лет. Это позволяет работать без смены периода и некоторых видов контроля. Используется в базах БОС управленческого учета с небольшими оборотами.

ПРОВОДКИ - блок служит для выбора объема обрабатываемых проводок при смене периода. Возможны два варианта.

"Все периоды" - в этом варианте все проводки в базе независимо от принадлежности к текущему периоду (по дате проводки) будут обработаны, учтены в итоговом сальдо и удалены.

"Текущего периода" - в этом варианте те же действия будут выполнены только по отношению к проводкам текущего периода. Вариант используется, когда заведомо известно, что в базе есть значимые проводки будущего (прошлого) периода, которые должны остаться неизменными и ждать своей "участи" в следующем периоде.

КОПИРОВАНИЕ - блок служит для установки необходимости копирования информации между базами БОС. Имеются два флажка.

"При смене" - этот флажок активирует копирование при смене периода. Если этот флажок не установлен, пересчет и удаление оборотов будет производиться в текущей базе (первая в нижнем блоке). Если флажок установлен, сперва будет выполнено копирование между указанными базами и только потом будет производиться смена периода в целевой базе (вторая в нижнем блоке).

"Информации" - этот флажок делает доступными режимы копирования новых остатков и документов. При этом также становится доступным нижний блок для определения исходной и целевой баз для копирования.

СЛЕДУЮЩИЙ ПЕРИОД - блок служит для выбора дислокации следующего периода в случае его смены в сочетании с копированием. Возможны два варианта.

"В исходной базе" - в этом варианте после копирования обработке подвергается исходная база. Вариант удобен, когда требуется, чтобы в списке баз текущая была всегда на первом месте, чтобы её долго не искать при входе в систему.

"В целевой базе" - в этом варианте после копирования обработке подвергается целевая база. Вариант удобен, когда требуется, чтобы базы прошедших периодов располагались в списке по хронологии лет и кварталов и не перемещались.

КОПИРОВАНИЕ - блок служит для определения исходной и целевой базы во всех вариантах, использующих копирование. В остальных случаях он не доступен.

3. Смена периода

Режим предназначен для запуска процесса пересчета оборотов по всем балансовым счетам и смены отчетного периода в случае его успешного завершения.

Поскольку этот процесс является очень деликатным с точки зрения обработки оборотной информации, которая должна отвечать определенным системным соглашениям, перед его началом появляется запрос на проведение экспресс-диагностики балансовых счетов. Рекомендуется согласится, выбрав ответ [Да], и только, если вы перед этим уже провели полную диагностику в разделе "Диагностика информации" можно пропустить эту фазу, выбрав ответ [Нет].

При ВЫБОРЕ ответа [Да] проводится диагностика счетов с выводом в протокол на экране информации о ходе процесса и возможных диагностических сообщений. Если последние имели место, то их можно просмотреть в пункте меню "Итоги диагностики", а продолжение смены периода будет прекращена с выдачей соответствующего сообщения.

Если вы считаете, что выданная диагностика для вас не существенна, можно преодолеть этот барьер, запустив снова смену периода и отказавшись от проведения диагностики. В последнем случае последует обязательное соответствующее строгое предупреждение, которое также можно преодолеть и дать отмашку на продолжение процедуры старта смены периода.

Далее следует последнее предупреждение о наличие у вас страховой копии. Это особенно важно, если вы делаете смену периода без параллельного копирования (см.выше). Вспомните и проверьте наличие свежей копии текущей базы.

Здесь хорошо подумайте, прежде чем выбирать продолжение. Дело в том, что если у вас не будет копии текущего состояния базы в архиве, на дискете или в другой базе, то после смены периода вы останетесь без оборотной информации прошедшего периода и никогда не сможете заглянуть в неё. И тем более восстановить, чтобы начать заново смену периода, если у вас что-то не пойдет при пересчете или в диагностике.

Далее следует проверка, был ли запуск смены отчетного периода с прерыванием, и, если был, то появляется запрос его продолжения.

При выборе ответа [ПРОДОЛЖИТЬ] обработка балансовых счетов возобновится с номера счета, на котором был прерван пересчет.

При выборе ответа [ПОВТОРИТЬ] обработка балансовых счетов будет повторена сначала для всех счетов. При этом будет попытка восстановить уже обработанные счета из системной страховой копии, которая хранится в каталоге с системным именем DBAK.

При выборе ответа [ОТКАЗ] смена периода прекращается.

Если отказа не было, запускается процесс пересчета оборотов с выводом в протокол информации об обрабатываемых балансовых счетах и возможных диагностических сообщений. Если последние имели место, то их можно потом просмотреть в режиме "Итоги диагностики".

Процесс пересчета оборотов можно прервать нажатием клавиши <ESC>, при этом на экране появится запрос на прерывание. При выборе ответа [Да] смена месяца прекращается. В этом случае можно возобновить смену месяца с прерванного счета, как было описано выше. При выборе ответа [Нет] обработка продолжается.

Если в процессе обработки счетов не было диагностических сообщений и прерываний пользователя, то обработка счетов завершается сменой текущего отчетного периода на новый, а в протоколе появляется завершающее сообщение о том, что смена отчетного периода ЗАВЕРШЕНА. Во всех других случаях в протокол выводится сообщение о том, что смена отчетного периода НЕ ЗАВЕРШЕНА.

В случае успешной смены отчетного периода среда текущей, исходной или целевой базы (зависит от опций настройки) полностью готова к вводу оборотной информации нового отчетного периода.

4. Статус периода

Режим предназначен для просмотра и установки вручную статуса отчетного периода, а также для просмотра других параметров, хранящихся в протоколе периода. При вызове режима на экране появляется меню статусов периода (Рис.15.2.).

СМЕНА ЗАВЕРШЕНА - этот статус, обозначаемый в протоколе символом "C", устанавливается автоматически после успешной смены отчетного периода.

СМЕНА ПРЕРВАНА - этот статус, обозначаемый в протоколе символом "I", устанавливается автоматически после прерывания смены отчетного периода и сбрасывается в случае успешной смены отчетного периода.

ДАТА ОБРАБОТКИ - это параметр отражает дату последнего запуска смены отчетного периода. Устанавливается автоматически после каждого запуска.

ВСЕГО СЧЕТОВ - этот параметр отражает общее количество счетов, подлежащих обработке в данной среде БОС. Устанавливается автоматически при запуске смены отчетного периода.

ОБРАБОТАНО СЧЕТОВ - этот параметр отражает количество счетов, прошедших обработку при последнем запуске смены отчетного периода. В случае успешной обработки совпадает с предыдущим параметром. Устанавливается автоматически. Изменению не подлежит.

НОМЕР ПОСЛЕД.СЧЕТА - этот параметр отражает номер последнего обработанного счета при смене отчетного периода. В случае успешной обработки совпадает с номером последнего счета данной среды. Устанавливается автоматически. Изменению не подлежит.

СТАТУС ПОСЛЕД.СЧЕТА - этот параметр отражает статус последнего обработанного счета при смене отчетного периода. В случае успешной обработки статус равен "C", в случае прерывания равен "I". Устанавливается автоматически.

ПРОТОКОЛ ПЕРИОДА - этот режим предназначен для просмотра протокола периода. При вызове на экране появляется таблица протокола. Эта таблица интересна администраторам для более детального анализа состояния отчетного периода и обработанных счетов, которые включаются в конец протокола и при успешной обработке помечаются статусом "C".

5. Новые остатки / документы

Режим предназначен для переноса новых остатков балансовых счетов и измененных документов в следующий отчетный период. Перенос производится между базами, указанными в блоке "Копирование". Режим может использоваться в отрыве от потребностей работы с отчетным периодом. Для активации кнопок управления должен быть установлен флажок "Копирование информации".

Режим необходим при одновременной работе в нескольких отчетных периодах, когда задним числом корректируется информация в документах и оборотах предыдущих периодов.

При запуске режима переноса НОВЫХ ОСТАТКОВ производится новый пересчет оборотов в базе ОТКУДА и полученные остатки на КОНЕЦ помещаются в базу КУДА в качестве новых вступительных остатков на НАЧАЛО. При этом соблюдаются все правила целостности учетной информации для все видов счетов.

При запуске режима переноса НОВЫХ ДОКУМЕНТОВ производится копирование записей справочников ДОКУМЕНТОВ с датой изменения большей, чем последняя дата периода базы ОТКУДА, в аналогичные справочники базы КУДА. Старая информация по этим документам в базе КУДА удаляется. Режим обрабатывает только справочники со статусом "M" - перенос информации.