Введение

Процесс обработки информации объектов БОС и порождение на её основе проводок хозяйственной операции без участия пользователя называется АВТОМАТИЧЕСКОЙ ОПЕРАЦИЕЙ. Данный термин отражает в первую очередь автоматический характер процесса обработки информации, но по логическому результату данный процесс эквивалентен понятию "Операция".

С точки зрения описания структуры автоматической операции ей можно дать следующее более строгое определение:

АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОПЕРАЦИЯ - гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс ввода информации, состоящая из макетов проводок хозяйственной операции. Для каждой проводки задаются условия повторения, определяется порядок и правила заполнения аналитики корреспондирующих счетов.

Каждая среда имеет свой набор автоматических операций, обслуживающих учетные задачи и прочие информационные потребности. Автоматические операции создаются администратором после создания объектов БОС на этапе проектирования сценариев ввода учетной информации. Автоматические операции дополняют штатные средства системы возможностью быстрого ввода учетной информации без оперативного участия высококвалифицированных бухгалтеров или учетных работников. Последние только консультируют администратора при постановке и создании операции. Возможность гибкого изменения сценария операции позволяет эффективно сопровождать её при любых изменениях условий учета.

Макет проводки

Макет проводки является элементарной частью автоматической операции. Он служит средством описания процесса формирования одной или более проводок данной корреспонденции счетов. По структуре макет полностью совпадает с формой ввода операций и имитирует действия пользователя при её заполнении.

При выполнении операции по каждому макету может быть порождено неограниченное количество экземпляров конкретных проводок с уникальным набором значений аналитических признаков. Все порождаемые проводки помещаются в обороты счетов и доступны пользователю для дальнейшей обработки всеми штатными средствами (см.гл.4).

1.1. Архитектура

Макет состоит из двух СТОРОН проводки заданной корреспонденции, аналитические признаки которых определены либо конкретными значениями, либо определяются в процессе работы автоматическими РАСЧЕТАМИ, подключаемыми к различным полям макета (Рис.13.1).

Каждый проводка операции имеет уникальный НОМЕР в диапазоне 1...99 и произвольное ИМЯ, присваиваемое администратором и отражающее её назначение в операции.

В макете могут быть определены вложенные ЦИКЛЫ её повторения с глубиной вложенностью до 8 уровней. Условия повторения определяются подключенными расчетами, либо задаваемыми ДИАПАЗОНАМИ конкретных значений аналитических признаков. Проводка макета имеет СТАТУС, который определяет различные варианты её выполнения.

Выполнение макета проводки заключается в последовательном заполнении аналитических признаков обеих сторон, включая сумму, и запуском автоматических расчетов на соответствующих полях макета, если это определено. После чего процесс повторяется, либо управление передается следующему макету проводки.

Очередность заполнения сторон проводки может быть любой: ДЕБЕТ, КРЕДИТ или наоборот, и окончательно выбирается при создании алгоритмов расчетов, обслуживающих макет. При определенных условиях выполнение проводки может пропускаться или прерываться.

1.2. Расчеты

Расчеты являются основным средством поиска необходимой для проводки информации и подстановки её в соответствующее поля макета. Расчеты используются также для инициирования циклического повторения проводки и запросов дополнительной информации на экран.

При создании расчетов для автоматических операций обращение к сторонам макета проводки производится элементами расчета типа ПАНЕЛЬ ОБОРОТОВ.

Расчеты могут подключаться к полям аналитических признаков, к полю суммы и в целом к проводке. В последнем случае расчет запускается до начала выполнения макета или после его окончания. При работе расчетов их отражение на экране производится также, как и при запуске в других режимах работы. Т.е. возможно появление на экране индикаторов и протоколов расчетов или пакетов.

1.3. Диапазоны

Диапазон - это список конкретных значений аналитических признаков, для каждого из которых необходимо выполнить проводку. Диапазон имеет уникальный НОМЕР в диапазоне 1...9999. Диапазон состоит из неограниченного количества интервалов значений ЧИСЕЛ или ДАТ. Например:

Диапазон 1001: 1...50;

Диапазон 2001: 2...10, 20...35;

Диапазон 2005: 12...30, 40...75, 100...154;

Диапазон 1201: 01/05/95...10/05/95, 15/05/95...25/05/95.

Диапазоны являются альтернативным средством получения необходимой для проводки информации и подстановки её в соответствующее поле макета. Диапазоны используются только для инициирования циклического повторения проводки. При каждом повторении из заданных интервалов диапазона выбирается следующее значение аналитического признака. При достижении конца диапазона повторение проводки прекращается.

В настоящее время диапазоны редко используются для повторения проводок в макете. Их место прочно заняли расчеты, позволяющие более гибко управлять алгоритмом операций.

1.4. Циклы

Цикл - это средство повторения проводки данного макета по определенным условиям. Условия цикла определяются двумя типами средств, подключаемых к полям макета:

РАСЧЕТ - определяет продолжение цикла, если имеет место положительный результат очередного поиска или сканирования в объекте среды.

ДИАПАЗОН - определяет продолжение цикла, если значения диапазона не исчерпаны.

Оба этих средства возвращают значение искомого аналитического признака в поле макета. После чего продолжается обработка других полей. Может одновременно определяться несколько циклов, вложенных друг в друга. В этом случае повторение проводки продолжается, пока не исчерпаются условия всех циклов. Эта возможность позволяет организовать очень сложные алгоритмы обработки информации в различных задачах учета, например, таких, как учет затрат и себестоимости продукции.

Отметим еще одну особенность - с помощью циклов по расчетам обеспечивается повторение проводки заранее неизвестное количество раз, но заранее известно, что число проводок будет столько сколько надо для текущего состояния информации в среде БОС. Если конечно условия поиска в расчете сформулированы верно !

Автоматическая операция

1.5. Архитектура

Операция имеет уникальный НОМЕР в диапазоне 1...9999 и произвольное ИМЯ, присваиваемое администратором и отражающее её назначение в учетной политике предприятия.

Операция состоит из одного или нескольких макетов проводок заданной корреспонденции. Всего в одной операции может быть определено 99 проводок. Операция может запускаться на выполнение из списка пользователя, либо в конце панелей справочника и оборотов счета. В общем случае операция есть цепочка расчетов и проводок, выполняемых последовательно (Рис.13.2).

Рис.13.2. Условная схема автоматической операции

В процессе операции может производится любая обработка информации объектов среды, в том числе её добавление. Операция может иметь два результата в любой комбинации:

• Новые проводки, помещенные в буфер сеанса операций или сразу в обороты;
• Новые записи в объектах среды БОС.

Второй результат является следствием расчетов, включаемых между проводками, и представляет особый интерес, поскольку это дает возможность реализации КОМПЛЕКСНЫХ процессов обработки информации.

Например при необходимости можно включить в состав операции расчеты, формирующие одновременно документы строгой отчетности. Тогда при завершении операции вы не только получите все необходимые проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия, но и все необходимые документы для бухгалтерии.

1.6. Способ запуска

Каждая операция может быть запущена на выполнение тремя способами:

1. ИЗ СПИСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ - возможен запуск любой существующей операции. Доступ к списку операций можно получить через рабочее меню или из панели ввода любого объекта через режим "F9.Сервис".
2. АВТОВЫЗОВ В ПАНЕЛИ СПРАВОЧНИКА - возможен автоматический запуск операции в одном из справочников документов. Запуск производится после сохранения документа по запросу или безусловно - это зависит от конкретной настройки.. Это способ запуска используется для параллельного ввода справочной и на её основе учетной информации.
3. АВТОВЫЗОВ В ПАНЕЛИ ОБОРОТОВ - возможен автоматический запуск операции в форме ввода операций . Запуск производится после сохранения текущей проводки. Это способ запуска используется для немедленного ввода дополнительных проводок к первой, только, что введенной "вручную" пользователем. Такой прием позволяет ускорить ввод учетной информации.

Отражение на экране

Наличие закрепленной автоматической операции в панели ввода показывается специальным индикатором в виде синего шарика над кнопкой "ОК" справа (Рис.12.3). Поместив на неё мышь, можно узнать номер и назначение операции. Но запустить операцию двойным щелчком мыши по шарику нельзя.

Начало любой операции, если не установлено подавление, сопровождается последовательным появлением на экране двух панелей: СТАТИСТИКА ОПЕРАЦИИ и СОСТАВ ОПЕРАЦИИ. Информации в панелях предназначена для принятия пользователем решения о выполнении операции, либо об отказе.

Процесс выполнения операции всегда отражается на экране в ПРОТОКОЛЕ ОПЕРАЦИЙ. В протокол выводится информация о каждой выполненной проводке. Информация в протоколе предназначена для контроля за ходом операции и объемами выполненных проводок. Одновременно возможно появление на экране протоколов автоматических пакетов и расчетов, обслуживающих операцию, если в них это предусмотрено.

1.7. Статистика операции

Статистика операции позволяет пользователю понять какие действия производились с операцией в текущем отчетном периоде и есть ли её проводки в среде БОС. В заголовке формы панели (Рис.13.3.) выводится информация о номере и имени операции. В самой форме построчно выводятся параметры статистики с их текущими значениями. В нижней части формы находятся кнопки для: выполнения операции, просмотра состава операции и выхода из операции.

ДАТА ПОСЛЕДНЕГО ЗАПУСКА - показывает, когда операция была запущена последний раз. Эта дата совсем не означает, что операция была завершена. В процессе выполнения пользователь мог прервать её по любой причине.

ДАТА ПОСЛЕДНЕГО ВЫПОЛНЕНИЯ - показывает, когда операция была завершена последний раз с начала отчетного периода. Если обе даты совпадают, то это означает, что последний запуск операции завершился успешно. В случае, когда первая дата больше второй, означает, что были попытки запуска операции, но ни одна из них не была доведена до конца.

КОЛИЧЕСТВО ВЫПОЛНЕНИЙ - показывает количество выполненных до конца операций с начала отчетного периода. Позволяет оценить необходимость текущего запуска операции в данном отчетном периоде. Например при начисление износа основных средств.

НАЛИЧИЕ ПРОВОДОК В БУФЕРАХ - показывает количество проводок в буфере сеанса операций. Если операция выполнялась, а проводок нет, значит её результаты загружены в обороты, либо удалены, например, после моделирования финансовой ситуации или теста самой операции.

НАЛИЧИЕ ПРОВОДОК В ОБОРОТАХ - показывает количество проводок в оборотах счетов. Если проводок нет, а операция выполнялась, значит результаты операции в обороты не загружались и находятся в буфере сеанса операций. Либо проводки были позже удалены.

При нажатии кнопки "Выполнить" появляется запрос для ввода/подтверждения даты операции, которая по умолчанию совпадает с текущей датой сеанса работы системы. Эта дата будет присвоена всем выполненным проводкам автоматической операции. При отмене ввода даты операции последняя не выполняется.

1.8. Состав операции

Состав операции показывает пользователю какие проводки и расчеты будут производится в процессе выполнения операции (Рис.13.4.).

В заголовок формы панели СОСТАВА ОПЕРАЦИИ выводится информация о номере и имени операции. В самой форме выводится список проводок и пакетов/расчетов, входящих в состав операции. Каждый элемент списка в зависимости от его назначения содержит следующую информацию слева направо:

ПРОВОДКИ - номер проводки в порядке выполнения, счет дебета, счет кредита, имя проводки;

ПАКЕТ/РАСЧЕТ - номер проводки, в которой он определен, номер пакета/расчета, имя пакета/расчета.

После отмены просмотра состава операции происходит возврат в панель статистики для принятия решения о выполнении операции.

1.9. Протокол операции

Протокол операции наглядно показывает пользователю, какие проводки и расчеты операции в данный момент выполняются, а также суммы проводок (Рис.13.5.).

Протокол позволяет понять в какой фазе находится операция и приблизительно оценить время, необходимое для её завершения. Протокол состоит из двух частей: панели протокола и панели циклов.

В панели ПРОТОКОЛА производится вывод информации о текущей проводке или расчете. Каждая строка протокола содержит следующую информацию слева направо:

ПРОВОДКИ - номер проводки в макете, счет дебета, счет кредита, номер повторения (экземпляра), сумма;

РАСЧЕТ - номер пакета/расчета, имя пакета/расчета.

В панели ЦИКЛОВ производится вывод информации о значении аналитического признака, который определен параметром цикла в выполняемом макете проводки. Если цикл задан сканированием по справочнику, то в поле цикла наглядно видны все значения объектов учета, попадаемые под обработку операции.

При ЗАВЕРШЕНИИ операции в протокол выводятся итоги выполнения операции: сколько проводок, на какую общую сумму и за какое время.

Методика работы

1.10. Выполнение операции

После выбора и запуска операции на экране появится, если предусмотрено настройкой, панель СТАТИСТИКИ с параметрами данной операции. В этой панели при выборе режима "Просмотр" на экране появляется панель СОСТАВА ОПЕРАЦИИ для знакомства со схемой проводок. При выборе режима "Выполнить" появляется запрос даты операции.

Обычно эту дату просто подтверждают и проводки попадают в буфер сеанса операций помеченные текущим числом. Но, если необходимо выполнить проводки операции вчерашним или завтрашним числом, то следует изменить дату на соответствующее значение.

При выполнении операции, если это не подавлено настройкой, на экране появляется ПРОТОКОЛ ОПЕРАЦИИ и начинается непосредственное её выполнение. На этом этапе, обычно пользователь ничего не делает, кроме наблюдения за информацией, выводимой в протокол. Тем не менее, следует обращать внимание на полноту выполнения макетов проводок. Например, если известно, что по такому-то макету должно быть столько проводок, сколько сотрудников на предприятии, а проводка прошла всего 2-3 раза, или вообще не прошла, значит какой-то информации не хватает и следует прервать операцию для выяснения причин.

После завершения операции, а продолжительность её может быть самой разной: от секунд до часа, следует сделать выборочную проверку проводок в буфере сеанса операций. При этом надо обратить внимание на полноту заполнения аналитики и единиц учета.

После успешной проверки результатов операции, если нет каких-либо причин держать информацию в буфере, следует загрузить её в обороты счетов. Тем самым буфер операций будет очищен и более удобен для ввода и анализа другой информации. Результаты операции могут сразу попадать в обороты - это зависит от настройки конкретной операции.

1.11. Прерывание операции

В процессе выполнения операции часто появляется необходимость прервать процесс её выполнения. Для прерывания текущей операции необходимо нажать клавишу <ESC>, при этом на экране появится запрос на подтверждение.

При выборе ответа [ДА] производится прерывание выполнения текущей операции. При выборе ответа [НЕТ] или нажатии клавиши <ESC> выполнение операции будет продолжено.

После прерывания операции на экран выводится запрос на удаление её проводок. При выборе ответа [ДА] производится удаление проводок только что прерванной операции. Другие проводки, порожденные предыдущими запусками данной операции удаляться НЕ БУДУТ !