Введение

Отчеты по справочникам, полные и краткие, являются средством отображения и анализа информации, содержащейся в справочниках среды БОС. Любая информация в отчетах является актуальной на момент получения или обновления. При работе с отчетами имеются следующие ВОЗМОЖНОСТИ:

• Получать полную или итоговую информацию по любому набору аналитических признаков справочника;
• Просматривать отчет с подведением итогов по аналитическим объектам;
• Получать информацию по одной или нескольким единицам учета одновременно;
• Оперативно изменять глубину детализации просматриваемой информации, тем самым изменяя масштаб шага просмотра;
• Получать развернутые итоги по текущему аналитическому объекту или группе объектов;
• Производить поиск или фильтрацию аналитических объектов;
• Выводить на печать или в файл любой набор указанных фрагментов отчета, в том числе весь отчет;
• Оперативно изменять штатную форму, содержание и параметры настройки отчета.

По сравнению с полными, КРАТКИЕ отчеты по справочникам, в силу их итогового характера, по своей структуре и составу информации имеют некоторые отличия:

• Все аналитические признаки, определенные в отчете, за исключением единиц учета, входят одновременно и в сортировку данного отчета;
• В области аналитики содержится только ОДИН основной аналитический признак, не являющийся единицей учета и, возможно, несколько сторонних;
• Каждая запись краткого отчета соответствует итоговой строке по одному объекту обработки отчета с количеством определяющих его аналитических признаков на единицу больше, чем текущий уровень детализации.

Отчеты по справочникам редко используют информацию общих справочников. Чаще всего сферой их работы являются справочники документов. А еще чаще - служебные справочники, в которых с помощью автоматики (см.гл.12) собирается под нужным "углом" информация для отчета. Такие отчеты называются сборными, их логические возможности по обработке информации среды практически не ограничены.

Начало работы

Для начала работы необходимо войти в раздел ОТЧЕТЫ рабочего меню системы или в другие разделы меню, где организованы смысловые группы отчетов по справочникам. После входа в один из разделов на экране появится список доступных отчетов, имеющихся в среде БОС по данной группе. При выборе одного из них инициируются стартовые запросы отчета и его выполнение. Можно, используя разметку, выбрать сразу несколько отчетов.

Другой способ вызов отчета - через режим "F9.Сервис".панели ввода объекта БОС. Для этого необходимо, чтобы отчет был включен в панельную группу этого объекта администратором.

Выполнение отчета начинается с его дополнительной подготовки, если это необходимо. После чего на экране появляется аналитическая карточка отчета с фрагментом информации и уровнем детализации, которые были в последнем сеансе работы с данным отчетом на момент его закрытия. Если отчет запускается впервые, то используется уровень детализации по умолчанию, заданный в генераторе отчетов, и выводится самый первый фрагмент информации по её сортировке в отчете.

Форма вывода отчета

Работа с отчетом по справочнику всегда производится в рамках основной структурной единицы - АНАЛИТИЧЕСКОЙ КАРТОЧКИ, которая содержит ПОЛНУЮ (полный отчет) или ИТОГОВУЮ (краткий отчет) информацию по конкретному значению текущего объекта обработки отчета (см.гл.8).

Для работы с аналитической карточкой используется специализированная форма вывода на экран (Рис.11.1, Рис.11.2), которая состоит из функциональных областей: ЗАГОЛОВОК, ДЕТАЛИЗАЦИЯ, АНАЛИТИКА, ИТОГИ, ИНДИКАТОРЫ.

ОБЛАСТЬ ЗАГОЛОВКА - занимает верхнюю часть формы вывода. Содержит номер и наименование отчета. Может выводится дополнительная информация по режиму работы отчета.

ОБЛАСТЬ ДЕТАЛИЗАЦИИ - расположена под заголовком отчета. Содержит список аналитических признаков, определяющих (детализирующих) текущий объект обработки в отчете. Рядом с основным признаком находятся их значения и значения сторонних аналитических признаков из справочников, связанных с текущим счетом отчета. Количество основных и сторонних аналитических признаков определяется текущим уровнем детализации отчета (см.гл.8).

В области детализации также находятся: кнопка для вызова функций отчета, кнопки изменения уровня детализации и кнопки навигации по карточкам отчета.

ОБЛАСТЬ АНАЛИТИКИ - занимает всю часть таблицы карточки. Предназначена для отображения аналитической информации отчета. В колонки таблицы выводятся имена и значения аналитических признаков отчета, не попавших в область детализации, а также единицы учета, определенных в отчете. Состав единиц учета настройкой отчета не изменяется. Каждая запись области аналитики для ПОЛНЫХ отчетов соответствует ОДНОЙ записи справочника. Каждая запись области аналитики для КРАТКИХ отчетов содержит объект обработки более глубокого по сравнению с текущим уровня детализации и его итоговые значения единиц учета.

Если колонки таблицы не помещается в область аналитики, то можно увеличить размер этой области за счет области оборотов или использовать боковой скроллинг вправо/влево.

ОБЛАСТЬ ИТОГОВ - занимает нижнюю часть формы вывода. Предназначена для отображения общих итогов аналитической карточки по всем единицам учета отчета. Напомним, что единицами учета в отчетах по справочнику могут быть любые имеющие смысл числовые атрибуты.

ИНДИКАТОРЫ - занимают левую часть области итогов. Предназначены для индикации положения пользователя в информации отчета. Используются следующие индикаторы слева направо:

Клавиши управления

Изменение детализации отчета

Изменение детализации отчета обычно необходимо, когда карточка текущего уровня детализации содержит либо слишком много, либо слишком мало информации. Другой причиной может быть желание найти необходимый объект обработки через список карточек, который оперативно готовится для каждого уровня детализации.

Изменение уровня детализации отчета может производиться следующими способами: 1) щелчком мыши по первым двум кнопкам в верхнем правом углу области детализации; 2) комбинацией клавиш <Ctrl+Стрелка вверх> / <Ctrl+Стрелка вниз> 3) через режим "F6.Поиск" - меню "Детализация".

Обратите внимание (Рис.11.3), что все имеющиеся уровни детализации в отчете имеют номера и имена в соответствии с заданной сортировкой. Используемые уровни детализации помечаются знаком "+". В данном случае установлен ПЕРВЫЙ уровень детализации: КдМенеджера.

Изменения детализации через меню - самый наглядный и удобный способ. Кроме того он позволяет выбрать любой уровень, пропустив сразу несколько. Что невозможно при других способах. Меню детализации также удобно для наглядного контроля своего положения в информационной "пирамиде" отчета.

В кратком отчете по справочнику имеется также нулевой уровень детализации, аналогично кратким отчетам по счетам. На этом уровне шапка детализации не содержит ни одного аналитического признака - все объекты обработки и итоги по ним находятся в теле карточки.

1.1. Уровень детализации ВВЕРХ

Поднимая уровень детализации вверх, вы производите изменение текущего объекта обработки отчета (см.гл.8) в сторону УМЕНЬШЕНИЯ количества определяющих его аналитических признаков. Последний из них вместе с относящимися к нему сторонними признаками изымается из области детализации и помещается в область аналитики отчета. При этом уровень детализации уменьшается на единицу, а объем информации, представленной в аналитической карточке, в общем случае, увеличивается. В соответствии с новой детализацией отчета и новым аналитическим составом карточки, обновляется содержащаяся в ней информация и данные в области итогов. Обновляется также и список карточек, которых в общем случае будет меньше.

1.2. Уровень детализации ВНИЗ

Опуская уровень детализации вниз, вы производите изменение текущего объекта обработки отчета (см.гл.8) в сторону УВЕЛИЧЕНИЯ количества определяющих его аналитических признаков. В области аналитики, первый по порядку следования основной аналитический признак, входящий в сортировку отчета, вместе с относящимися к нему сторонними признаками перемещается в область детализации. Уровень детализации увеличивается на единицу, а объем информации, представленной в аналитической карточке, в общем случае, уменьшается. В соответствии с новой детализацией отчета и новым аналитическим составом области аналитики, обновляется содержащаяся в ней информация и данные в области итогов. Обновляется также и список карточек, которых в общем случае будет больше.

Образно говоря, пользователь погружается в информацию, представленную в отчете, начиная работать по более мелким объектам обработки внутри более крупного.

Просмотр карточек отчета

Просмотр информации таблицы карточки отчета производится стандартными средствами графического интерфейса через вертикальные и горизонтальные полосы прокрутки, а также клавишами управления (см.выше). Можно изменить ширину всех колонок в таблице отчета и подобрать такой их вариант, чтобы был виден максимум информации в отчете при большом количестве аналитики.

Переход между карточками может производиться следующими способами: 1) щелчком мыши по соответствующим кнопкам в верхнем правом углу области детализации; 2) комбинацией клавиш <Ctrl+PageUp> / <Ctrl+PageDown> 3) через режим "F6.Поиск" - "Частичный / Полный список" (см.ниже). Последний вариант наиболее удобен, когда необходимо "перепрыгнуть" через большое количество карточек, либо найти карточку по именам её набора аналитических признаков непосредственно в списке.

После завершения работы с отчетом сохраняются: 1) все измененные детали внешнего вида: размер и положение формы отчета, ширины колонок; 2) параметры настройки отчета; 3) уровень детализации и положение в информации - последняя текущая карточка.

Параметры отчета <F4>

Режим предназначен для оперативного изменения доступных параметров настройки отчета. Все изменения параметров сохраняются и продолжают действовать при новом старте отчета. Доступные параметры отчетов по справочнику аналогичны отчетам по счетам (См.гл.9).

Вызов режима может быть выполнен клавишей <F4> или через главное меню отчета. При вызове режима на экране появляется меню параметров полного отчета (Рис.9.4).

Изменение значений параметров производится путем установки на них курсора и нажатия клавиши <Enter> или щелчком мыши. При этом текущее значение параметра меняется на альтернативное. При выходе из меню сохраняется новая настройка отчета и производится его соответствующее изменение на экране и последующей печати.

График отчета <F5>

Режим предназначен для графического отображения итоговой информации КРАТКИХ отчетов по справочнику (в полных не доступен) и служит для качественного анализа объектов обработки.

Вызов режима может быть выполнен клавишей или через главное меню отчета. При вызове режима активируется простой сценарий подготовки графика, включающий следующие два шага: 1) из списка полей аналитики выбирается ОДНО поле, которое будет выполнять роль ОБЪЕКТА анализа в графике (ось X); 2) из списка полей единиц учета выбирается ОДНО поле, которое будет выполнять роль ЗНАЧЕНИЯ объекта анализа в графике (ось Y). После чего на экране появляется график, внедренный в стандартную таблицу БОС (Рис.11.4).

Графическое изображение информации в таком виде решает сразу несколько сложных функциональных проблем:

1. Поскольку объекты анализа формируются по вертикали (ось X) их число может быть не ограничено и в то же время доступно за счет использования стандартного вертикального скроллинга таблицы БОС.
2. Графическое отображение в виде горизонтальных столбцов в строках таблицы делает график компактным и читабельным при больших объемах объектов анализа.
3. Возможно отображение ОТРИЦАТЕЛЬНЫХ и ПОЛОЖИТЕЛЬНЫХ графических значений одновременно. Либо используя функции таблицы отключения одного из них.
4. Автоматическая нормировка графических значений на основание анализа максимальных и минимальных величин. Что существенно упрощает сценарий подготовки.
5. Одновременный вывод в таблицу дополнительных процентных величин: "Относительное значение" и "Весовой коэффициент"
6. Используя функции поиска таблицы, можно быстро найти или отфильтровать часть графика для просмотра или печати.
7. Используя функции печати таблицы, можно быстро вывести на печать или в файл весь график или его часть (с помощью разметки). В т.ч. в MS Word или MS Excel.
8. Используя возможности настройки таблицы, можно сформировать наиболее подходящий вид полей таблицы и его сохранить в данном контексте для дальнейшего использования.
9. Визуализация элементарного графического шага в виде вертикальной насечки в 1 %.

Поиск информации <F6>

Поскольку основной структурной единицей отчета является аналитическая карточка, то поиск необходимого фрагмента информации, воплощается в поиск той или иной аналитической карточки. Последняя, в свою очередь, определяется значениями аналитических признаков текущего объекта обработки отчета в области детализации и самим уровнем детализации.

Таким образом, чтобы найти фрагмент информации необходимо либо явно задать значения признаков входящих в сортировку отчета (быстрый потск), либо выбрать карточку из списка имеющихся для текущего уровня детализации.

Кроме того, необходимо оперативно правильно управлять детализацией отчета. От этого зависит в какой по объему карточке окажутся искомые записи. Если уровень детализации будет не достаточен, может оказаться, что придется просматривать большой массив информации прежде чем удастся найти требуемые данные. Если детализация окажется слишком подробной, часть искомой информации окажется рассредоточенной по нескольким карточкам, что также не добавит удобств при просмотре и анализе.

Режим "Поиск" предназначен для выполнения различных видов поиска и фильтрации необходимой информации как в отчете в целом, так и внутри текущей аналитической карточки.

Вызов режима может быть выполнен клавишей <F6> или через главное меню отчета. При вызове режима на экране появляется меню различных режимов поиска в отчете (Рис.11.5).

При ВЫБОРЕ из меню активизируется соответствующий вид поиска информации. Все режимы и подрежимы поиска в отчетах по справочникам функционируют аналогично тем же режимам отчетов по счетам (см.гл.9).

Печатная форма отчета

Печатная форма отчета по справочнику полностью совпадает с его экранной формой, но с некоторыми дополнениями, аналогичными отчетам по счетам. Это связано с расширением границ вывода информации на бумаге и появлением соответствующих полиграфических возможностей.

ЗАГОЛОВОК. В генераторе отчетов предусмотрено задание двух имен отчета, для экрана (30 зн.) и для печати (60 зн.). Заголовок на печати может отличаться от заголовка на экране как в смысле большей информативности, так и содержательности для конечного потребителя.

АНАЛИТИКА ОТЧЕТА. В настройке печати предусмотрена выборка необходимых колонок аналитики для печати и их порядок на печати.

ШАПКА ОТЧЕТА. В начале каждого отчета, если это определено в настройке печати, может располагаться шапка с параметрами отчета:

ОБЛАСТЬ ДЕТАЛИЗАЦИИ. Основные и сторонние аналитические признаки в области детализации отчета и их значения выводятся в одну строчку - на каждой строке один уровень детализации.

Вызов режимов печати отчета по справочнику и изменение их параметров выполняется аналогично отчетам по счетам (см.гл.9). В этом смысле универсальность работы с объектами интерфейса БОС благотворно сказывается на скорости его освоения. И в случае работы с различными формами отчетов этот подход поддерживается на 100 %.

Итоги отчета <F8>

Режим предназначен для получения СВОДНЫХ итогов по группе карточек. Сводные итоги подводятся сразу по всем единицам учета отчета по справочнику.

Вызов режима может быть выполнен клавишей <F8> или через главное меню отчета. При вызове режима появляется панель ИТОГОВ, в которой отражаются значения имеющихся единиц учета (Рис.11.7).

Для активации итогов необходимо выбрать объекты обработки по полному или частичному списку. Изменение просмотра итогов на другую единицу или состав единиц учета не возможен.

Панель итогов, будучи активированной, может находится на экране постоянно, пока она или отчет не будет закрыт. Поэтому после вызова панели итогов её можно отодвинуть в сторону и продолжать работать с карточками отчета. А в панели итогов выполнять сверку по тому или иному набору карточек.

Методика работы

ПОЛНЫЕ отчеты по справочникам следует использовать в следующих случаях:

1. При ВЫВЕРКЕ справочной информации. Удобная сортировка, высокая информативность в силу подключения сторонних аналитических признаков и разнообразные итоги позволяют быстро локализовать и исправить допущенные ошибки.
2. При использовании справочников как объектов хранения УЧЕТНОЙ информации. Допускается одновременное функционирование различных приложений, таких как складской учет, кадровый учет, делопроизводство, экономический анализ и прогноз и т.д.. Так как в этом случае не используются балансовые счета, вся информационная нагрузка ложится на множество служебных справочников, часть из которых вместо хранения СПРАВОЧНОЙ информации содержит чисто УЧЕТНЫЕ или РАСЧЕТНЫЕ данные.
3. При работе в сложных средах БОС с большим количеством информации. Поскольку время для выполнение многоэтапных автоматических операций может быть весьма велико, для ускорения расчетов могут использоваться справочники как хранилища промежуточных результатов. Анализ этой информации с помощью отчетов по справочникам может привести к выбору того или иного варианта проведения дальнейших расчетов и использоваться как средство управления автоматическими операциями на промежуточных этапах работы.

КРАТКИЕ отчеты по справочникам следует использовать в следующих случаях:

1. При контроле правильности введенной информации. Развитая система подведения текущих и сводных итогов позволяет быстро убедиться в наличии или отсутствии ошибок в блоках информации. При обнаружении ошибок можно продолжить анализ с помощью кратких отчетов или воспользоваться возможностями полных отчетов по справочникам.
2. При сверке различных данных. Использование нескольких единиц учета в экранных формах позволяет производить сверку данных, не прибегая к печати отчета.
3. При печати информации. Значительно меньший объем кратких отчетов делает их удобными при печати. Полнота представления данных сохраняется, и в то же время, значительно экономится бумага и время печати.