Введение

Краткие отчеты по счетам являются средством отображения и анализа ИТОГОВ информации, содержащейся в оборотах и остатках счетов. Любая информация в отчете является актуальной на момент получения или обновления отчета. При работе с отчетами имеются следующие ВОЗМОЖНОСТИ:

• Просматривать отчет с подведением итогов по аналитическим объектам или оборотам;
• Получать информацию по одной или нескольким единицам учета одновременно;
• Оперативно изменять глубину детализации просматриваемой информации, тем самым изменяя масштаб шага просмотра;
• Получать развернутые итоги по текущему аналитическому объекту или группе объектов;
• Производить поиск или фильтрацию аналитических объектов;
• Выводить на печать или в файл любой набор указанных фрагментов отчета, в том числе весь отчет;
• Оперативно изменять штатную форму, содержание и параметры настройки отчета.

По сравнению с полными, краткие отчеты по своей структуре и составу информации имеют принципиальные отличия. Прежде всего это связано с тем, что в отчетах этого типа содержится только ИТОГОВАЯ информация. Отсюда вытекает следующее:

• Все аналитические признаки определенные в отчете входят одновременно и в сортировку данного отчета;
• Не зависимо от уровня детализации, в области аналитики содержится только ОДИН основной аналитический признак и, возможно, несколько сторонних;
• Каждая запись краткого отчета соответствует итоговой строке, содержащей вступительное сальдо, обороты и остатки на конец, по одному объекту обработки отчета, в котором количество аналитических признаков на единицу больше, чем текущий уровень детализации;
• В силу того, что каждая строка отчета представляет собой итоги по совокупности записей остатков и оборотов счета, информация о корреспондирующих счетах отсутствует.

Начало работы

Для начала работы необходимо войти в раздел ОТЧЕТЫ рабочего меню системы или в другие разделы меню, где организованы смысловые группы отчетов по счетам. После входа в один из разделов на экране появится список доступных отчетов, имеющихся в среде БОС по данной группе. При выборе одного из них инициируются стартовые запросы отчета и его выполнение. Можно, используя разметку, выбрать сразу несколько отчетов.

Другой способ вызов отчета - через режим "F9.Сервис".панели ввода объекта БОС. Для этого необходимо, чтобы отчет был включен в панельную группу этого объекта администратором.

Выполнение отчета начинается с выбора периода отчета и его дополнительной подготовки, если это необходимо. После чего на экране появляется аналитическая карточка отчета с фрагментом информации и уровнем детализации, которые были в последнем сеансе работы с данным отчетом на момент его закрытия. Если отчет запускается впервые, то используется уровень детализации по умолчанию, заданный в генераторе отчетов, и выводится самый первый фрагмент информации по её сортировке в отчете.

Большинство режимов управления краткими отчетами по счетам аналогичны полным отчетам, поэтому они будут опущены в этой главе, а все внимание далее будет посвящено отличиям.

Форма вывода отчета

Работа с кратким отчетом по счету всегда производится в рамках основной структурной единицы - АНАЛИТИЧЕСКОЙ КАРТОЧКИ, которая содержит ИТОГОВУЮ информацию по объектам обработки отчета (см.гл.8).

Для работы с аналитической карточкой используется специализированная форма вывода на экран (Рис.10.1), которая состоит из функциональных областей: ЗАГОЛОВОК, ДЕТАЛИЗАЦИЯ, АНАЛИТИКА, ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ, ИТОГИ, ИНДИКАТОРЫ. В аналитической карточке может одновременно содержаться информация по нескольким единицам учета.

ОБЛАСТЬ ЗАГОЛОВКА - занимает верхнюю часть формы вывода. Содержит номер и наименование отчета. Может выводится дополнительная информация по режиму работы отчета.

ОБЛАСТЬ ДЕТАЛИЗАЦИИ - расположена под заголовком отчета. Содержит список аналитических признаков, определяющих (детализирующих) текущий объект обработки в отчете. Рядом с основным признаком находятся их значения и значения сторонних аналитических признаков из справочников, связанных с текущим счетом отчета. Количество основных и сторонних аналитических признаков определяется текущим уровнем детализации отчета (см.гл.8).

В области детализации также находятся: кнопка <F9.Меню> для вызова функций отчета, кнопки изменения уровня детализации и кнопки навигации по карточкам отчета.

ОБЛАСТЬ АНАЛИТИКИ - занимает левую часть таблицы карточки. Предназначена для отображения аналитической информации по объектам подведения итогов. В колонки таблицы выводятся имена и значения аналитических признаков отчета, не попавших в область детализации. Каждая запись в области аналитики относится к одному объекту подведения итогов, определяющего объект обработки на один уровень глубже текущего уровня детализации. По этому объекту подводятся итоги в оборотно-сальдовой области.

Если колонки таблицы не помещается в область аналитики, то можно увеличить размер этой области за счет области оборотов или использовать боковой скроллинг вправо/влево.

ОБЛАСТЬ ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ - занимает правую часть таблицы карточки. Предназначена для вывода значений итогов в выбранных единицах учета. Т.е. для каждого объекта итогов в карточке будет столько строк, сколько выбрано единиц учета. Краткое обозначение единицы учета всегда выводится в первой колонке области. Состав других колонок области и их имена определяются настройкой отчета. Возможны два вида отображения информации:

ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ итогов - слева направо выдаются:

1. Свернутое сальдо на начало
2. Итоговый оборот по дебету
3. Итоговый оборот по кредиту
4. Свернутый остаток на конец

САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ итогов - слева направо выдаются:

1. Дебетовое сальдо на начало
2. Кредитовое сальдо на начало
3. Дебетовое сальдо на конец
4. Кредитовый остаток на конец

ОБЛАСТЬ ИТОГОВ - занимает нижнюю часть формы вывода. Предназначена для отображения общих итогов аналитической карточки. Текущая единица учета отражается в области на первой строке. Имена единиц учета выводятся справа от итогов.

ИНДИКАТОРЫ - занимают левую часть области итогов. Предназначены для индикации положения пользователя в информации отчета. Используются следующие индикаторы слева направо:

Клавиши управления

Изменение детализации отчета

Изменение детализации отчета производится аналогично полным отчетам (см.гл.9). Но есть некоторые отличия, связанные с работой кратких отчетов.

1.1. Уровень детализации ВВЕРХ

Поднимая уровень детализации вверх, вы производите изменение текущего объекта обработки отчета (см.гл.8) в сторону УМЕНЬШЕНИЯ количества определяющих его аналитических признаков. Последний из них вместе с относящимися к нему сторонними признаками изымается из области детализации и помещается в область аналитики отчета, ЗАМЕЩАЯ ранее находившийся в ней признак. Таким образом в области аналитики всегда остается только один основной аналитический признак.

При этом уровень детализации уменьшается на единицу, а объем информации, представленной в аналитической карточке, в общем случае, в отличии от полных отчетов, может изменится в любую сторону. Поскольку это зависит от количества объектов итогов на каждом уровне. В соответствии с новой детализацией отчета и новым аналитическим составом карточки, обновляется содержащаяся в ней информация и данные в области итогов. Обновляется также и список карточек.

В отличие от полных отчетов, возможна ПОЛНАЯ очистка области детализации, т.е. в ней может не быть ни одного аналитического признака. Именно в этом случае будет достигнут минимально возможный нулевой уровень детализации текущего отчета и дальнейшее уменьшение детализации становится не возможным. А при попытке выполнить такое действие появится соответствующее предупреждающее сообщение. Никакого изменения детализации не произойдет, а текущая аналитическая карточка останется без изменений.

В связи с вышеизложенными особенностями кратких отчетов, в меню "Детализация" появляется нулевой уровень, на который также можно перейти при работе с информацией. Этот переход будет означать, что шапка детализации вам не нужна, и вы хотите иметь набор итогов на самом верхнем уровне сортировки отчета.

1.2. Уровень детализации ВНИЗ

Опуская уровень детализации вниз, вы производите изменение текущего объекта обработки отчета (см.гл.8) в сторону УВЕЛИЧЕНИЯ количества определяющих его аналитических признаков. Основной и сторонние аналитические признаки из области аналитики перемещаются в область детализации. При этом область аналитики заполняется значениями следующего по порядку основного признака из сортировки отчета. Уровень детализации увеличивается на единицу. В соответствии с новой детализацией отчета и новым аналитическим составом области аналитики, обновляется содержащаяся в ней информация и данные в области итогов. Обновляется также и список карточек.

Если в области детализации находятся ВСЕ аналитические признаки, входящие в сортировку отчета ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ ПОСЛЕДНЕГО, значения которого представлены в области аналитики, то достигнут максимально возможный уровень детализации и дальнейшее увеличение детализации становится не возможным. А при попытке выполнить такое действие появится соответствующее предупреждающее сообщение. Никакого изменения детализации не произойдет, а текущая аналитическая карточка останется без изменений.

Единицы учета <F3>

При работе с кратким отчетом можно просматривать объекты итогов сразу по всем выбранным единицам учета, также как и общие итоги карточки. Если выбранных единиц учета больше одной, то строка первой из них выделяется более темным фоном для удобства восприятия кратно чередующейся информации. Хотя для более эффективного анализа и рекомендуется работать с одной единицей учета. В этом случае информация в карточке отчета становится более компактной и читабельной.

Режим "Единицы учета" предназначен для изменения состава единиц учета отчета. Вызов режима может быть выполнен клавишей <F3> или через главное меню отчета. При вызове режима появляется список единиц учета (Рис.9.3), в котором цифрами слева отмечен их порядок следования в текущем составе отчета. Этот состав можно переопределить. Для этого необходимо с помощью разметки определить новый состав и порядок единиц учета в отчете. При выборе нового состава единиц учета надо иметь ввиду, что формат отображения данных в оборотах карточки отчета изменяется на соответствующий.

При ВЫБОРЕ нового состава единиц учета происходит обновление информации в карточке отчета. При ОТМЕНЕ ВЫБОРА никаких изменений в карточки отчета не произойдет.

Параметры отчета <F4>

Режим предназначен для оперативного изменения доступных параметров настройки отчета. Все изменения параметров сохраняются и продолжают действовать при новом старте отчета. Доступные параметры краткого отчета аналогичны полному отчету, за исключением одного "Вид информации".

Вызов режима может быть выполнен клавишей <F4> или через главное меню отчета. При вызове режима на экране появляется меню параметров полного отчета (Рис.9.4).

Изменение значений параметров производится путем установки на них курсора и нажатия клавиши <Enter> или щелчком мыши. При этом текущее значение параметра меняется на альтернативное. При выходе из меню сохраняется новая настройка отчета и производится его соответствующее изменение на экране и последующей печати.

1.3. Вид информации

При значении параметра ОБОРОТНЫЙ текущая аналитическая карточка отчета формируется в виде ОБОРОТНОЙ ВЕДОМОСТИ итогов (см.п.3). По каждому элементарному объекту обработки отображаются слева направо итоги по: вступительному сальдо, дебетовым и кредитовым оборотам, остатку на конец.

При значении параметра САЛЬДОВЫЙ текущая аналитическая карточка отчета формируется в виде САЛЬДОВОЙ ВЕДОМОСТИ итогов (см.п.3). По каждому элементарному объекту обработки отображаются слева направо итоги по: развернутому вступительному сальдо, развернутому остатку на конец.

Оборотный вид краткого отчета наиболее удобный и часто используемый, поскольку одновременно видны итоги по оборотом и граничным сальдо на начало и на конец. Это значение при первом старте отчета устанавливается по умолчанию. Сальдовый вид отчета используется в тех случаях, когда обороты не интересны. Например, при инвентаризации или сверке остатков.

График отчета

Режим предназначен для графического отображения итоговой информации отчета и служит для качественного анализа объектов обработки.

Вызов режима может быть выполнен клавишей или через главное меню отчета. При вызове режима активируется простой сценарий подготовки графика, включающий следующие два шага: 1) из списка полей аналитики выбирается ОДНО поле, которое будет выполнять роль ОБЪЕКТА анализа в графике (ось X); 2) из списка полей оборотно-сальдовой области выбирается ОДНО поле, которое будет выполнять роль ЗНАЧЕНИЯ объекта анализа в графике (ось Y). После чего на экране появляется график, внедренный в стандартную таблицу БОС (Рис.10.2).

Графическое изображение информации в таком виде решает сразу несколько сложных функциональных проблем:

1. Поскольку объекты анализа формируются по вертикали (ось X) их число может быть не ограничено и в то же время доступно за счет использования стандартного вертикального скроллинга таблицы БОС.
2. Графическое отображение в виде горизонтальных столбцов в строках таблицы делает график компактным и читабельным при больших объемах объектов анализа.
3. Возможно отображение ОТРИЦАТЕЛЬНЫХ и ПОЛОЖИТЕЛЬНЫХ графических значений одновременно. Либо используя функции таблицы отключения одного из них.
4. Автоматическая нормировка графических значений на основание анализа максимальных и минимальных величин. Что существенно упрощает сценарий подготовки.
5. Одновременный вывод в таблицу дополнительных процентных величин: "Относительное значение" и "Весовой коэффициент"
6. Используя функции поиска таблицы, можно быстро найти или отфильтровать часть графика для просмотра или печати.
7. Используя функции печати таблицы, можно быстро вывести на печать или в файл весь график или его часть (с помощью разметки). В т.ч. в MS Word или MS Excel.
8. Используя возможности настройки таблицы, можно сформировать наиболее подходящий вид полей таблицы и его сохранить в данном контексте для дальнейшего использования.
9. Визуализация элементарного графического шага в виде вертикальной насечки в 1 %.

Печатная форма отчета

Печатная форма краткого отчета полностью совпадает с его экранной формой, но с некоторыми дополнениями, аналогичными полным отчетам. Это связано с расширением границ вывода информации на бумаге и появлением соответствующих полиграфических возможностей.

ЗАГОЛОВОК. В генераторе отчетов предусмотрено задание двух имен отчета, для экрана (30 зн.) и для печати (60 зн.). Заголовок на печати может отличаться от заголовка на экране как в смысле большей информативности, так и содержательности для конечного потребителя.

АНАЛИТИКА ОТЧЕТА. В настройке печати предусмотрена выборка необходимых колонок аналитики и оборотно-сальдовой области для печати.

ШАПКА ОТЧЕТА. В начале каждого отчета, если это определено в настройке печати, может располагаться шапка с параметрами отчета:

ОБЛАСТЬ ДЕТАЛИЗАЦИИ. Основные и сторонние аналитические признаки в области детализации отчета и их значения выводятся в одну строчку - на каждой строке один уровень детализации.

Вызов режимов печати краткого отчета и изменение их параметров выполняется абсолютно так же, как для полного отчета (см.гл.9). В этом смысле универсальность работы с объектами интерфейса БОС благотворно сказывается на скорости его освоения. И в случае работы с различными формами отчетов этот подход поддерживается на 100 %.

Методика работы

Краткие отчета по счетам рекомендуется использовать в следующих случаях:

1. При контроле правильности введенной информации. Развитая система подведения промежуточных и сводных итогов позволяет быстро убедиться в наличии или отсутствии ошибок в блоках информации. При обнаружении ошибок можно продолжить анализ с помощью кратких отчетов или воспользоваться возможностями полных отчетов.
2. При сверке суммовых и количественных показателей. В этом случае использование нескольких единиц учета в экранных формах позволит быстро найти учетные ошибки и избежать печати для этих целей других отчетов.
3. При печати итоговых или инвентаризационных отчетов за период. В этом случае значительно меньший объем кратких отчетов делает их удобными для распечатки итоговой информации за отчетный период. Полнота представления данных сохраняется и в то же время значительно экономится бумага и время печати.