1. Назначение системы

Основным назначением Бухгалтерской Операционной Системы, далее БОС, является автоматизация бухгалтерского, складского и прочих видов учета на предприятиях различных по виду и масштабам деятельности. Основные категории и понятия учета встроены в ядро системы и легко доступны при настройке на требуемую методологию учета.

БОС также является универсальной системой хранения и обработки любой справочной информации. С ее помощью можно автоматизировать другие участки управления предприятием, не связанные с учетом. Например, возможно создание таких рабочих мест, как маркетинг, планирование, отдел кадров, вплоть до создания КОМПЛЕКСНЫХ СИСТЕМ управления предприятием.

В идеологию системы положены следующие основные принципы:

1. Предоставить ВСЕМ пользователям системы общие штатные средства экранного интерфейса, обработки и анализа информации, покрывающие их все потенциальные потребности.
2. Предоставить КАЖДОМУ пользователю системы информационную среду с необходимым только ему набором объектов (счетов, справочников, документов), процессов их обработки и отчетов.
3. Обеспечить ВЫСОКУЮ степень гибкости и производительности при настройке или перенастройке информационной среды конкретного пользователя на его потребности.

Система состоит из: 1) постоянного ядра, обеспечивающего работу общих штатных средств; 2) пользовательских баз информационной среды, далее среды БОС, хранящих информацию пользователей; 3) системных баз, хранящих настройку структуры среды БОС и алгоритмов процессов её обработки.

Для настройки или перенастройки среды БОС используются инструментальные компоненты системы, называемые генераторами. Генераторы позволяют быстро создать новую или изменить существующую среду БОС под текущие потребности пользователя. Оригинальная технология работы в генераторах использует визуальные методы настройки экранных форм объектов и, самое главное, АЛГОРИТМОВ обработки информации. В последнем случае используется принцип связывания структур данных и процессов, являющийся НОУ-ХАУ Компании ЭФЕС и названной LDP-технологией. Построение обработки данных с применением LDP-технологии почти полностью исключает применение языковых программных средств и всех сопутствующих этому традиционному способу программирования ошибок.

Система призвана заменить дорогостоящий труд профессиональных программистов на работу администраторов системы с общими знаниями работы на компьютере и основ бухгалтерского учета. Инструментальные средства системы позволяют быстро создавать большое количество типовых объектов среды БОС (до 10000) со всеми формами и механизмами контроля информации. Широко используются методы наследования, тиражирования, импорта объектов и процессов. И все это увязано мощными средствами диагностики, контролирующими взаимную корректность объектов и процессов при любых изменениях структур данных.

В итоге значительно сокращается время на разработку, отладку, а главное на модификацию информационной среды при развитии или изменении учетной политики предприятия. Администраторы могут быть непосредственными постановщиками задач в среде БОС. Причем процесс постановки легко увязывается с непосредственной работой в генераторах системы, которые являются рабочим местом с функционально полным набором инструментов для создания любых сценариев ввода и обработки информации.

2. Термины и определения

СРЕДА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ - совокупность всех информационных объектов и процессов, обеспечивающих потребности бухгалтерского учета и прочих информационно-учетных задач предприятия.

СИСТЕМНЫЙ СЧЕТ - кодовое обозначение двух логически связанных объектов среды: ОБОРОТЫ счета и ОСТАТКИ счета, в которых хранится однородная по аналитике учетная информация. Номер системного счета используется также в обозначении файлов соответствующих объектов на диске компьютера. Количество системных счетов определяется потребностями плана счетов, забаланса и приложений.

БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ - кодовое обозначение объекта учета материальных и/или денежных средств предприятия. Используется в корреспонденции проводок хозяйcтвенных операций и для обработки бухгалтерской информации. Полный номер балансового счета состоит из четырех цифр, которые можно использовать для обозначения основного счета и его субсчета, хотя жестких правил кодировки балансовых счетов в системе нет (Пример: 1001, 1002, 7001). Каждый балансовый счет относится к одному из системных счетов с подходящей аналитикой. Один системный счет хранит информацию по нескольким балансовым счетам, не смешивая их обороты и остатки. Группировку (или проецирование) балансовых счетов по системным счетам производит пользователь при настройке. Количество балансовых счетов определяется потребностями разбивки плана счетов на субсчета. Поэтому балансовый счет в системе дополнительно трактуется как субсчет и используется как специальный аналитический признак в объектах среды БОС.

ПРОВОДКА - логический акт перемещения материальных или денежных средств с одного балансового счета на другой в в одной или нескольких единицах учета. Проводки отражают содержание хозяйственных операций предприятия в процессе своей деятельности.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ СЧЕТОВ - пара балансовых счетов, между которыми допускается проводка. Правильность корреспонденции в системе контролируется по специальному справочнику проводок, который формируется главным бухгалтером или автоматически при появлении новых ранее неизвестных проводок.

СВЯЗИ - иерархические отношения между объектами среды БОС, определяющие контроль вводимой информации, для обеспечения целостности и непротиворечивости последней. Система поддерживает собственную таблицу связей, обеспечивающую более широкие функциональные возможности обработки данных по сравненнию с обычной СУБД.

БАЗА - конкретный поименованный образ среды БОС, с которым производится отдельная работа с целостной информацией. Базы можно рассматривать, как образы среды различных фирм, так и образы среды одной и той же фирмы в различные моменты её деятельности.

ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД - ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД - календарный период, равный месяцу, кварталу или году, по исте-чении которого в данной базе производится пересчет всех оборотных записей по балансовым счетам в итоговое сальдо на следующий период. После пересчета обороты прошлого периода удаляются, хотя остаются доступными в прошлом периоде.

АНАЛИТИКА - совокупность аналитических признаков, однозначно идентифицирующих объекты бухгалтерского учета и справочной информации. Количество признаков или иначе глубина аналитики диктуется потребностями анализа информации с большей или меньшей степенью детализации в конкретном объекте среды БОС.

АВТОМАТИКА - обобщающее понятие некоторых категорий системы. Включает в себя автоматические расчеты и операции. Термин означает то, что обработка информации производится автоматически без участия пользователя или с его минимальным привлечением.

3. Категории среды

Среда пользователя состоит из двух основных категорий: информационных объектов и процессов их обработки.

К ОБЪЕКТАМ относятся следующие категории:

ОБОРОТЫ счета - объект среды, содержащий информацию по оборотам балансового счета. Имеет унифицированную для всех счетов форму ввода информации.

ОСТАТКИ счета - объект среды, содержащий информацию по остаткам балансового счета на начало отчетного периода. Имеет унифицированную для всех счетов форму ввода информации.

СПРАВОЧНИК - объект среды, содержащий любую справочную информацию, как используемую при работе с объектами счетов среды БОС, так и используемую для самостоятельных целей. Имеет унифицированную для всех справочников форму ввода информации. Справочники делятся на ОБЩИЕ и ДОКУМЕНТОВ. В последних хранится информация по всем внутренним и внешним документам.

ДОКУМЕНТ - объект среды для подготовки и временного хранения информации любого выводимого на печать документа. Имеет унифицированную для всех документов форму ввода информации.

К ПРОЦЕССАМ относятся следующие категории:

ОТЧЕТ - процесс извлечения информации объектов среды c целью её анализа в различных разрезах и получения различных итогов. Имеет унифицированную для всех счетов и справочников форму получения и анализа информации.

РАСЧЕТ - процесс обработки информации объектов среды и экранного интерфейса. Расчет является автоматическим процессом, но может выполняться с участием пользователя для ввода дополнительных данных.

ОПЕРАЦИЯ - процесс ввода информации о бухгалтерской проводке в обороты счетов. В системе предусмотрены ручные операции, выполняемые непосредственно пользователем, и автоматические операции, выполняемые без участия пользователя по заранее настроенной методологии.

Автоматические процессы вышеуказанных категорий образуют отдельную группу категорий АВТОМАТИКИ, использующих LDP-технологию:

АВТОМАТИЧЕСКИЙ РАСЧЕТ - гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс обработки информации, элементами которой выступают различные действия в объектах среды и экранного интерфейса, запросы к пользователю, а также ссылки на другие элементы.

АВТОМАТИЧЕСКИЙ ПАКЕТ - гибкая алгоритмическая структура, описывающая последовательность автоматических расчетов с указанием места и способа их запуска на выполнение. Без указания места запуска пакет попадает в список пользователя для автономного запуска по мере необходимости.

АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОПЕРАЦИЯ - гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс ввода оборотной информации. Состоит из макетов проводок хозяйственной операции. Для каждой проводки задаются условия повторения, определяется порядок и правила заполнения аналитики корреспондирующих счетов.

4. Архитектура среды

Категории среды пользователя образуют следующую архитектуру. Основу среды составляют информационные объекты: справочники, обороты, остатки, документы (Рис.1.1.).

Справочники контролируют ввод информации в обороты, остатки, и другие справочники, а также экспортируют информацию в буфера документов. Обороты изменяют информацию остатков, с которыми они соединены логической связью (по одинаковым системным счетам). Эта связь проявляет себя при получения отчетов, смены отчетного периода и диагностике.

Объекты среды окружены "оболочкой" из процессов обработки информации: отчетов, расчетов и операций.

Отчеты имеют доступ к справочникам, оборотам и остаткам. Они являются основным средством анализа информации в указанных объектах. Кроме отчетов доступ к этим же и другим объектам можно получить через универсальную таблицу, которая дает технический взгляд на записи данных с возможностями просмотра, редактирования, сортировки, поиска и селекции записей.

Расчеты имеют доступ к каждому из объектов среды для любой обработки информации, как на чтение, так и на запись. Кроме того расчеты выполняют функции вспомогательных процессов, обеспечивающих выполнение проводок автоматических операций поиском различной информации в объектах среды.

Операции добавляют информацию оборотов и остатков, при этом одновременно изменяется информация оборотов и остатков как минимум двух счетов в случае выполнения одной проводки.

5. Связи среды

При создании среды между её объектами устанавливаются связи по принципу сверху вниз или иначе ОТЕЦ ==> СЫН. Основное назначение такой связи в системе заключается в контроле информации поступающей в объект сына по имеющейся информации в объекте отца. Значения аналитических признаков в объекте отца являются единственно допустимым их набором в объекте сына. Когда пользователь вводит информацию в объект среды и на каком-то аналитическом признаке система сообщает об ошибке, это означает, что проверка по связи показала отсутствие вводимого значения в отце.

С точки зрения связей объекты среды можно выстроить в определенную иерархию согласно их подчиненности. Наглядно такую иерархию можно представить в виде пирамиды объектов среды, в которой опускающиеся вниз связи "диктуют" правила поведения сыновьям (Рис.1.2.).

В нижней части пирамиды находится основание среды, состоящее из объектов счетов: оборотов и остатков. Эти объекты могут участвовать в связях только как сыновья.

Верхняя часть пирамиды состоит из справочников, связанных друг с другом и с объектами счетов. Самые верхние справочники, не имеющие над собой отцов, являются вершиной иерархии и допускают ввод в них любых значений аналитики.

Основной задачей справочников в данной пирамиде является постоянный контроль за непротиворечивостью и корректностью информации в объектах счетов и как следствие всей учетной информации бухгалтерии в целом.

В среде могут быть и справочники, не связанные ни с одним из объектов счетов и другими справочниками. Такие справочники служат другим целям. Например, на их базе могут организовываться рабочие места других сфер управления предприятием: делопроизводство, склады, кадры, планирование, маркетинг и т.д.

6. База среды

Для одновременной работы с разными средами БОС в системе используется понятие - база. База имеет уникальный номер и наименование, отражающее содержание среды, на которую она указывает. Информация разных баз абсолютно независимы друг от друга. Поэтому здесь можно говорить о ведении параллельного бухгалтерского или иного учета разных баз с разным планом счетов и учетной политикой.

Интерпретация информации, лежащей в каждой базе, дело пользователя. Это может быть информация разных предприятий (фирм), информация одного предприятия по разным отчетным периодам, информация одного предприятия на конкретные даты одного периода, либо и то и другое вместе.

Работа в системе начинается с выбора базы (рис.1.3), после чего все объекты и процессы среды данной базы становятся доступными пользователю. Переход из одной базы в другую производится не выходя из сеанса работы с системой. При этом все изменения, произведенные в информации текущей базы сохраняются.

В любой момент можно создавать новые базы, копировать среду одной базы в другую, копировать базу в архив или на дискету, удалять ненужные базы. Всего может быть создано 999 баз БОС, если на компьютере достаточно свободной дисковой памяти. На одну базу без информации требуется в зависимости от сложности среды от 1 до 2 мб. При накоплении информации одна база может занимать от 2 до 100 мб памяти и более.

Базы могут обмениваться информацией через специальные каналы подключения. Из одной базы можно получать или изменять информацию в другой базе. При этом можно обеспечить очень сложные сценарии информационного взаимодействия нескольких баз. Например: офис, склад, бухгалтерия - где первичной или ведущей средой является офис.

7. Работа в среде

При работе в среде пользователь произвольно выбирает любой объект: справочники, обороты, остатки, документы, и вводит, либо корректирует в нем информацию. По мере необходимости производится запуск расчетов или операций для более сложной обработки. Периодически с помощью отчетов и средств экранного интерфейса производится контроль накопленной информации и принятие решений о дальнейших действиях.

По мере необходимости пользователь выводит на печать подготовленные документы, отчеты или напрямую информацию из объектов среды, используя штатные средства экранного интерфейса. При желании печать можно направить в файл или на другое устройство компьютера.

В конце отчетного периода после получения всех итоговых отчетов, в том числе оборотного баланса, и полного копирования информации в архив или другую базу производится смена отчетного периода. После чего в текущей базе продолжается работа в новом периоде, а к предыдущему периоду можно обратиться в той базе, куда было произведено копирование.

Если в большой бухгалтерской среде часть участков учета завершила свою работу можно сделать досрочную смену месяца, и продолжать работу одновременно в двух и более отчетных периодах. Специальный режим позволяет переносить между периодами новые остатки по балансовым счетам и измененные документы, что делает возможным корректировку очень удаленной в прошлом оборотной информации с ее отражением на результаты текущего периода.

Еще одна особенность системы. Если на компьютере или в локальной сети установлены несколько баз БОС разных фирм, то возможна консолидированная сборка их отчетов и баланса, даже при разном плане счетов в каждой из них.

8. Интерфейс пользователя

Поскольку среда БОС может иметь в своем составе тысячи объектов, то для работы с каждым из них используются универсальные штатные средства по вводу и корректировке информации. К ним относятся несколько типов экранных объектов: панель ввода, таблица, панель отчетов, меню, списки, запросы к пользователю.

Интерфейс WINDOWS c полной поддержкой традиционной клавиатурной работы плюс продуманный интуитивный сценарий работы с функциональными режимами позволяет: 1) Быстро вводить большие объемы информации; 2) Надежно контролировать корректность и целостность информации как в рамках текущего объекта, так и в рамках всей среды в целом; 3) Значительно уменьшить время на освоение работы с незнакомыми ранее объектами, в силу одинаковой технологии работы с каждым из них.

Например, ввод информации в справочник "Физические лица" может выглядеть, как показано на рис.1.4., а ввод информации в документ "Накладная списания" показан на рис.1.5.

При заполнении аналитических признаков в панели ввода текущего объекта производится их контроль по иерархически связанным справочникам. При этом доступна клавиша F2 для выбора значения в справочнике или F3 для оперативного изме162нения информации в справочнике. Для просмотра информации текущего объекта используется клавиша F4. Для вызова автономных процессов расчета или калькулятора используется клавиша F9. Эти и другие штатные режимы панели ввода и таблицы всегда доступны для всех объектов.

В тело панели ввода могут быть установлены кнопки вызова дополнительных (нештатных) режимов работы, которые определяются только для конкретного объекта с помощью генераторов системы. В приведенном примере в панель вставлена кнопка <ТОВАРЫ> для организации необходимого сценария ввода предмета накладной, который в свою очередь также является объектом среды (справочник), который скрыт от прямого доступа к нему пользователя через штатную панель.

9. Открытость системы

Каждому объекту системы соответствует файл данных, в котором отражена индивидуальная аналитическая структура объекта. За исключением системных атрибутов этих файлов все прочие атрибуты являются пользовательскими. Их определение может быть выполнено в генераторах системы или другими известными способами.

Ввод/вывод информации в объектах БОС может производиться любыми другими средствами и системами, обрабатывающими формат DBF. В системе предусмотрено для этого вызов чужих программных модулей в различном оформлении (FXP, EXE, COM и т.д.).

Файловая структура системы позволяет гибко маршрутизировать все объекты среды, в том числе и в локальной сети, для каждой базы отдельно. Диагностика на уровне файлов, системных соглашений и информации позволяет своевременно выявить и устранить возможные ошибки при эксплуатации системы чужими средствами.

Информация по системным соглашениям на уровне файлов данных всегда доступна для администраторов БОС. Консультации по этим и другим вопросам проводят разработчики системы по телефону или в офисе Компании ЭФЕС.